Livskraftsnämnden
Protokoll 31.10.2023/Paragraf 73

Livskraftsnämnden 31.10.2023 § 73  

2585/12.04.02/2023  

Beredning och tilläggsuppgifter:

Fritidsdirektör Minna Särelä, minna.sarela@porvoo.fi

År 2022 granskades idrottstjänsternas förvaltningsmodell i samband med beredningen av Borgås organisationsreform. Bakgrunden till granskningen var att idrottstjänsterna är åtskilda från den övriga organisationen och har andra verksamhetssätt. Granskningen fokuserade i synnerhet på planeringen som gäller idrottsplatserna och idrottens materiel, kontaktytorna med markanvändningen och planläggningen, investeringar och upphandlingar, delning av resurser inom organisationen, organisering av underhållsuppgifter samt ökande av samarbetet med stadsinfran och lokaltjänsterna. Målet var att effektivisera verksamheten, öka synergin och säkerställa att arbetsuppgifterna i organisationen är placerade i den enhet som har sakkunskap i substansområdet i fråga.

För beredningen av förvaltningsmodellen i den nya organisationsstrukturen engagerades personal från olika enheter. Under 2022 genomfördes tre handledda workshophelheter som granskade idrottstjänsternas nuvarande förvaltningsmodell och idrottsinfrans särdrag och ansvarsfördelning. Workshopparna var riktade till representanter för idrottstjänsterna, stadsinfran och lokaltjänsterna. Workshoparbetet främjade ett intensivare samarbete mellan enheterna och i enlighet med målen som ställdes upp i workshopparna har man under 2023 fortsatt med samarbetet och den gemensamma utvecklingen. I synnerhet i fråga om planläggningen och planeringen av markanvändningen inleddes ett regelbundet samarbete, som innebär att behoven som gäller utvecklingen av idrottsplatsstrukturen beaktas som en del av planeringen av markanvändningen.

Även helheten för Kokon påverkar idrottsplatsernas förvaltningsmodell. I samband med behandlingen av organisationsförändringen beslutade stadsfullmäktige om idrottslokalernas skötsel, underhåll och tekniska funktion (KV 15.6.2022 §51: Organisationsförändringen):

"Eftersom helheten för Kokon snart övergår till projektplaneringsskedet och många idrottslokaler ersätts med nya och moderna fastigheter inom några år, är det för tillfället inte ändamålsenligt att ändra på förvaltningsmodellen för idrottslokalerna. Däremot borde den nya koncernsektionen tillsammans med utvecklingsbolaget för Kokon och idrottstjänsterna utarbeta en flexibel och aktuell modell för hur idrottslokalerna sköts och vem som i framtiden har ansvaret för fastighetsunderhållet och den tekniska funktionaliteten. Dessutom ska det utarbetas en detaljerad konsekvensbedömning innan det fattas beslut om den nya förvaltningsmodellen för idrottsverksamheten. Besluten om den nya förvaltningsmodellen fattas under år 2023, och modellen träder i kraft senast i början av räkenskapsperioden 2024."

Den 14 december 2022 godkände Borgå stadsfullmäktige stadens budgetförslag för 2023 och ekonomiplanen för 2023-2025. I budgeten konstateras följande: "Det gemensamma gränssnittet mellan idrottstjänster och stadsutveckling och de anknytande processerna kommer att granskas under året i syfte att effektivisera verksamheten."

I samband med den sektorsövergripande diskussionen och den bredare översynen av idrottstjänsternas utvecklingsbehov har det konstaterats att de eftersträvade synergi- och effektmålen inte nås enbart genom att ändra lednings- eller organisationsmodellen, utan att man måste granska och utveckla idrottstjänsternas kontaktytor, verksamhetsmodeller och delområden i fråga om flera teman:

1)     Planläggning och planering av markanvändning (MATSU-kontaktytan)

2)     Investeringar

3)     Användning och underhåll av idrottsplatser

4)     Användning och behov av materiel och lokaler

5)     Utveckling av verksamheten

6)     Kokons roll

I fråga om alla dessa teman har man identifierat utmaningar och flaskhalsar i processerna, utvecklingsåtgärder som redan genomförts samt åtgärder som ännu behövs.

Det föreslås att de identifierade utvecklingsåtgärder som inte ännu genomförts vidtas under 2024:

1)     Planläggning och planering av markanvändningen (MATSU-kontaktytan)

-          Processen för planering av användningen av markområden utvecklas i samarbete så att Idrottstjänsternas sakkunskap utnyttjas systematiskt.

-          Idrottstjänsterna deltar i planläggningsarbetet - man deltar när det gäller bl.a. bostadsområden, allmänna områden, offentliga tjänster (såsom skolprojekt) samt även företagstomter som anknyter till idrott och motion/friluftsliv/fritid.

-          Idrottsplatsplanen genomförs.

-          Den interna informationsgången om planeringsreserverings- eller planändringsprojekt utvecklas.

-          Samarbetet intensifieras i den gemensamma planeringen av motionsmiljöer utomhus.

-          Gemensamma fördelar i utvecklingen av stadsinfran identifieras och utnyttjas för att främja vardagsmotionen t.ex. genom planering av parkkorridorer och leder för gång- och cykeltrafik.

2)     Investeringar

-          Idrottsinvesteringarnas områdesavgränsningar läggs till i karttjänsten, varvid förutsebarheten och sammanjämkningen förbättras.

-          Det genomförs en idrottsplatsplan som har som ett mål att göra de idrottsrelaterade investeringarna mer förutsebara.

-          Resurseringen och kompetensen i beredningen av idrottsinvesteringarna säkerställs.

-          De kommande idrottsrelaterade investeringarna i stadsinfran och lokalerna samordnas. De investeringsrelaterade upphandlingarna och entreprenaderna konkurrensutsätts i den enhet som har den bästa sakkunskapen i ärendet (t.ex. markbyggnadsentreprenader i stadsinfran).

3)     Användning och underhåll av idrottsplatser

-          Idrottsplatsplanen genomförs. Samtidigt utreds och granskas ansvarsfördelningarna för underhållet av de nuvarande idrottsplatserna (både idrottsanläggningarna och utemotionsplatserna) och de behövliga ändringarna görs i arbetsområdena.

-          Utemotionsredskapen tas med i följande konkurrensutsättning av lekparksutrustning (samarbete med stadsinfran och upphandlingstjänsterna).

-          Granskning och bestämning av områdena som ingår i maskinsnöarbetsavtalet (våren -24) och bestämning och överenskommelse av kontaktytorna. (Den nuvarande avtalsperioden slutar efter kommande vinter. Det framtida avtalets områdesbestämning görs i samarbete med Lokaltjänsterna.)

-          Vidareutveckling av Timmi, som syftar till att göra användningen av lokaler smidigare och effektivare. Anslutning av idrottens lokaler till stadens Lokaler som tjänst-utveckling.

• Ellåsning <-> bokningssystem
  • Pilotobjekt hösten -23/vintern -24
• Omfattande användning av Timmi-systemet
  • T.ex. bibliotekets möteslokaler
• Timmi-Kurre-kontaktytor

4)     Användning och behov av materiel och lokaler

-          Granskningen av skötselområden/-objekt (gräsmattor, områden som ska plogas) och avtal om en eventuell ny arbetsfördelning med Stadsinfran och Lokaltjänsterna i fråga om kontaktytsområden som man känner till (Fluent-piloten).

-          Idrottstjänster-enhetens lokallösning: de nuvarande kontorslokalerna i Careeria/Prakticum-huset (Yrkesvägen 1) är fungerande, ändamålsenliga och anpassade till arbetets särdrag, men avståndet till andra enheter främjar inte sektorsövergripande samarbete.

• Det undersöks om det skulle finnas mer centralt belägna, fungerande lokaler, som bättre stöder idrottstjänsternas samarbete över sektorsgränserna.

5)     Utveckling av verksamheten

-          Slutförande av ibruktagandet av arbetsskiftsplaneringssystemet Titania i fråga om andra idrottsenheter.

-          Övergång till arbetsersättningsmodellen när det gäller timhandledare inom idrotten. (Centralen för förvaltningstjänster ansvarar för att bereda ett arbetsersättningsavtal i Henkka.)

-          Samplanering av idrottstjänsternas och KoMbis idrottskurser och bl.a. korsgranskning av deltagarna för att avlägsna överlappningar, förtydliga arbetsfördelningen och utveckla serviceutbudet.

-          Utredning och helhetsbedömning av vattenmotionsutbudet - en utmaning är det begränsade bassängutrymmet i förhållande till invånarantalet och efterfrågan.

-          Utvidgande av motionsrådgivningen (till barn, unga och familjer) i den omfattning som resurserna medger.

6)     Kokons roll

-          För dem som sköter bolagets och stadsenheternas planering införs ett gemensamt elektroniskt verktyg för projekthantering med vilket ansvaren, tidsplanerna och uppgifterna kan delas på ett mer transparent och samordnat sätt.

-          (Senare, i beredningen av inledandet av verksamheten: utveckling och samordning av Kokons ansvarsområdes- och ledningsmodell med idrottstjänsternas organisation och personal.

Målet för utvecklingsåtgärderna är fortfarande att effektivisera verksamheten, öka synergin och säkerställa att arbetsuppgifterna i organisationen är placerade i den enhet som har sakkunskap i substansområdet i fråga. En detaljerad granskning av förvaltningen och underhållet av idrottsplatser samt andra utvecklingsobjekt ger en bred lägesbild som gör det möjligt att utvärdera olika lednings- och förvaltningsmodeller utgående från fakta. Genom att utveckla verksamhetsmodellerna och samarbetet eftersträvas hållbara förändringar, vars verkningar sträcker sig förutom till idrottstjänsterna även till alla andra sektorer. På det sätter möjliggörs förutom interna fördelar i organisationen, såsom effektivt och löpande arbete, även smidigare service för kommuninvånarna samt beaktande av förutsättningarna för en fysisk aktiv livsstil som en del av stadens utveckling och utbyggnad.

Bilaga:
Utveckling av idrottstjänsterna

Biträdande stadsdirektören

Livskraftsnämnden beslutar föreslå att stadsstyrelsen godkänner att den övergripande utvecklingen av idrottstjänsterna genomförs med de föreslagna tyngdpunkterna och åtgärderna under 2024.