Kaupunginhallitus
Protokoll 19.02.2024/Paragraf 59

Kaupunginhallitus 19.02.2024 § 59  

280/01.01.00.00/2024  

Valmistelu ja lisätiedot

Hallintojohtaja Roope Lenkkeri etunimi.sukunimi@porvoo.fi

Porvoon kaupungilla on kaksi asiakirjahallinnon suunnittelijan vakanssia, joista toinen on vapautunut täytettäväksi.

Kaupungin asian- ja tiedonhallinnan kehittäminen vastaamaan tämän päivän toiminnallisia ja lakisääteisiä vaatimuksia edellyttää, että avoinna oleva asiakirjahallinnon suunnittelijan tehtävä muutetaan päällikkötasoiseksi viraksi. Perusteet ratkaisulle löytyvät arkistolaista, tiedonhallintalaista ja kuntalaista.

Arkistolain 9 §:n mukaan arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanhallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista.

Tiedonhallintalain 4 §:n mukaan tiedonhallintayksikkönä toimivan viranomaisen johdon on huolehdittava siitä, että tiedonhallintayksikössä on määritelty tiedonhallintalaissa ja muussa laissa säädettyjen tiedonhallinnan tehtävien vastuut sekä annettu ajantasaiset ohjeet tiedonhallinnan vastuiden toteuttamisesta.

Kuntaliitto on omassa ohjeistuksessaan korostanut, että arkistotoimea ja arkistonmuodostamista johtavan henkilön on tarpeen olla virassa, koska tarkoituksenmukaisen tehtäväkokonaisuuden muodostaminen pitää sisällään tehtäviä, joihin voidaan katsoa sisältyvän julkisen vallan käyttämistä. Kuntaliiton laatima ohjeellinen tehtäväkokonaisuus on seuraava:

Asiakirjahallintoa johtava viranhaltija johtaa kunnanhallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja vastaa kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista sekä

1. vastaa kunnanhallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta,

2. ohjaa ja kehittää asiakirjahallintoa osana kunnan tiedonhallintaa,

3. hyväksyy tiedonkäsittelyn, säilytyksen ja arkistoinnin ohjeistuksen,

4. vastaa keskusarkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista,

5. laatii kunnan asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti sekä

6. huolehtii asiakirjahallintoon ja tiedonhallintaan liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta.

Tällä hetkellä Porvoon kaupungissa asiakirjahallinnon johtavan viranhaltijan tehtävät kuuluvat hallintojohtajalle, jolla ei kuitenkaan ole tehtävän edellyttämää erityisosaamista eikä mahdollisuutta paneutua riittävästi asiakirjahallintoon liittyviin kysymyksiin. Kaupungin tarpeet asiakirja- ja tietohallinnon kehittämiselle vastaavat hyvin yllä olevaa Kuntaliiton ohjeen mukaista tehtäväkokonaisuutta, joka on otettu käyttöön lähes kaikissaa Suomen kaupungeissa. 

Eri kaupungeissa on jossain määrin vaihtelevasti käytetty virkanimikkeenä asiakirjahallintopäällikköä, asiakirjahallinnan päällikköä ja tiedonhallintopäällikköä. Näistä viimeisin viittaa osuvasti asianhallinnan laajentumisesta yleisemmäksi tiedonhallinnaksi. Nimike tiedonhallintapäällikkö sekaantuu kuitenkin helposti Porvoossakin käytössä olevaan tietohallintopäällikön nimikkeeseen, joten soveltuvin ja kaupungin muun virkanimikkeistön mukainen nimike on asiakirjahallintopäällikkö.

Suunnittelijan tehtävän muuttaminen päällikön viraksi merkitsee noin 700 e/kk suuruista palkkakustannuksen nousua.

vt. Kaupunginjohtaja 

Kaupunginhallitus päättää muuttaa asiakirjahallinnon suunnittelijan tehtävän asiakirjahallintopäällikön viraksi.

Päätös