Kasvun ja oppimisen lautakunta
Protokoll 23.11.2023/Paragraf 99

Kasvun ja oppimisen lautakunta 23.11.2023 § 99  

2585/12.04.02/2023  

Valmistelu- ja lisätiedot

Vapaa-aikajohtaja Minna Särelä, minna.sarela@porvoo.fi

Liikuntapalveluiden hallintomallia tarkasteltiin vuoden 2022 aikana Porvoon organisaatiouudistuksen valmistelun yhteydessä. Tarkastelun taustalla oli liikuntapalveluiden irrallisuus muusta organisaatiosta ja eriytyneet toimintatavat, ja tarkastelun fokuksessa oli erityisesti liikuntapaikkoihin ja liikunnan kalustoon liittyvä suunnittelu, maankäytön ja kaavoituksen rajapinnat, investoinnit ja hankinnat, resurssien jakaminen organisaation sisällä, ylläpitotehtävien organisointi sekä yhteistyön lisääminen kaupunki-infran ja toimitilapalveluiden kanssa. Tavoitteena oli tehostaa toimintaa, lisätä synergiaa ja varmistaa, että työtehtävät sijoittuvat organisaatiossa siihen yksikköön, missä on kyseisen asiasisällön asiantuntijuus.

Hallintomallin valmisteluun uudessa organisaatiorakenteessa osallistettiin henkilökuntaa eri yksiköistä. Vuoden 2022 aikana toteutettiin kolme ohjattua työpajakokonaisuutta, joissa tarkasteltiin liikuntapalveluiden hallinnon nykyistä mallia ja liikuntainfran erityispiirteitä ja vastuunjakoa. Työpajat suunnattiin liikuntapalveluiden, kaupunki-infran ja toimitilapalveluiden edustajille. Työpajatyöskentely edisti yhteistyön tiivistämistä yksiköiden välillä, ja työpajoissa asetettujen tavoitteiden mukaisesti yhteistyötä ja yhteiskehittämistä on jatkettu vuoden 2023 aikana. Erityisesti kaavoituksen ja maankäytön suunnittelun osalta käynnistettiin säännöllinen yhteistyö, jonka myötä liikuntapaikkarakenteen kehittämisen tarpeet huomioidaan osana maankäytön suunnittelua.

Myös Kokonniemen kokonaisuus vaikuttaa liikuntapaikkojen hallintomalliin. Kaupunginvaltuusto ohjeisti päätöksellään liikuntatilojen hoitamisesta, ylläpidosta ja teknisestä toiminnasta organisaatiomuutoksen käsittelyn yhteydessä (KV 15.6.2022 §51: Organisaatiomuutos):

"Koska Kokonniemen kokonaisuus siirtyy pian projektisuunnitteluvaiheeseen ja useat olemassa olevat liikuntatilat korvataan uusilla ja nykyaikaisilla kiinteistöillä muutaman vuoden sisällä, ei ole tällä hetkellä tarkoituksenmukaista muuttaa liikuntatilojen hallintomallia. Sen sijaan vastaperustetun konsernijaoston tulisi yhdessä Kokonniemen kehitysyhtiön ja liikuntapalveluiden kanssa laatia joustava ja ajantasainen malli siitä, miten liikuntatiloja hoidetaan ja kuka on vastuussa kiinteistöjen ylläpidosta ja teknisestä toiminnasta tulevaisuudessa. Lisäksi on laadittava yksityiskohtainen vaikutustenarviointi ennen kuin uudesta liikuntatoimintojen hallintomallista päätetään. Päätökset uudesta hallintomallista tehdään vuoden 2023 aikana ja malli tulee voimaan viimeistään tilikauden 2024 alussa."

Porvoon kaupunginvaltuusto hyväksyi 14.12.2022 kaupungin talousarvioesityksen vuodelle 2023 ja taloussuunnitelman vuosille 2023-2025. Talousarviossa todetaan seuraavasti: "Liikuntapalveluiden ja kaupunkikehityksen yhteistä rajapintaa ja niihin liittyviä prosesseja selvitellään vuoden aikana, tavoitteena tehostaa toimintaa."

Poikkialaisen keskustelun ja liikuntapalveluiden laajemman kehittämistarpeiden tarkastelun myötä on tunnistettu, ettei toivottuja synergia- ja tehokkuushyötyjä saavuteta pelkästään johtamis- tai organisaatiomallia muuttamalla, vaan on tarpeen tarkastella ja kehittää liikuntapalveluiden rajapintoja, toimintamalleja ja osa-alueita usean eri teeman osalta:

1)     Kaavoitus ja maankäytön suunnittelu (MATSU-yhdyspinta)

2)     Investoinnit

3)     Liikuntapaikkojen käyttö ja ylläpito

4)     Kaluston ja tilojen käyttö ja tarpeet

5)     Toiminnan kehittäminen

6)     Kokonniemen rooli

Kunkin näiden teeman osalta on tunnistettu haasteita ja prosessien pullonkauloja, jo toteutettuja kehittämistoimia sekä vielä tarvittavia kehittämistoimia.

Tunnistetut, vielä toteuttamattomat kehittämistoimet esitetään toteutettaviksi vuoden 2024 aikana:

1)     Kaavoitus ja maankäytön suunnittelu (MATSU-yhdyspinta)

-          Maa-alueiden käytön suunnittelun prosessia kehitetään yhteistyössä siten, että Liikuntapalvelujen asiantuntijuus hyödynnetään johdonmukaisesti.

-          Liikuntapalvelut osallistuu kaavatyöhön - osallistutaan mm. asuinalueiden, yleisten alueiden, julkisiin palveluihin (kuten kouluhankkeet) sekä myös liikuntaan/ulkoiluun/vapaa-aikaan liittyvissä yritystonttikohteissa.

-          Toteutetaan liikuntapaikkasuunnitelma.

-          Kehitetään sisäistä tiedonkulkua suunnitteluvaraus- tai kaavamuutoshankkeista.

-          Tiivistetään yhteistyötä ulkokuntoiluolosuhteiden yhteissuunnittelussa.

-          Tunnistetaan ja hyödynnetään yhteishyödyt kaupunki-infran kehittämisessä arkiliikunnan edistämiseksi esim. puistokäytävien ja kevyen liikenteen väylien suunnittelulla.

2)     Investoinnit

-          Lisätään liikuntainvestointien aluerajaukset karttapalveluun, jolloin ennakoitavuus ja yhteensovittaminen paranee.

-          Toteutetaan liikuntapaikkasuunnitelma, jonka yhtenä tavoitteena on parantaa liikuntaan liittyvien investointien ennakoitavuutta.

-          Varmistetaan liikuntainvestointien valmistelun resursointi ja tietotaito.

-          Koordinoidaan tulevat liikuntaan liittyvät investoinnit kaupunki-infran ja toimitilojen kanssa. Kilpailutetaan investointeihin liittyvät hankinnat ja urakat siinä yksikössä, missä on asian vahvin asiantuntemus (esim. maanrakennusurakat kaupunki-infrassa) hyödyntäen sen yksikön osaamista, jossa asian vahvin asiantuntemus on.

3)     Liikuntapaikkojen käyttö ja ylläpito

-          Toteutetaan liikuntapaikkasuunnitelma. Samalla selvitetään ja tarkastellaan nykyisten liikuntapaikkojen (sekä liikuntalaitokset että ulkoliikuntapaikat) ylläpidon vastuunjaot ja tehdään tarvittavat muutokset työalueisiin.

-          Otetaan ulkokuntoiluvälineet mukaan seuraavaan leikkipuistovälineiden kilpailutukseen (yhteistyö kaupunki-infran ja hankintapalvelujen kanssa).

-          Konelumityösopimukseen sisältyvien alueiden tarkastelu & määrittely (kevät -24) sekä rajapintojen määrittely ja sopiminen. (Nykyinen sopimuskausi päättyy tulevan talven jälkeen. Toteutetaan tulevan sopimuksen aluemäärittely yhteistyössä Toimitilojen kanssa.)

-          Timmin jatkokehitys, jonka tavoitteena on tilojen käytön sujuvoittaminen ja tehostaminen. Liikunnan tilojen liittäminen osaksi kaupungin Tilat palveluna -kehittämistä.

• Sähkölukitus <-> varausjärjestelmä

-Pilottikohde syksy-23/talvi -24

• Timmi-järjestelmän laajempi käyttö

-Esim. kirjaston kokoustilat

• Timmi-Kurre-rajapinnat

4)     Kaluston ja tilojen käyttö ja tarpeet

-          Hoitoalueiden/-kohteiden (nurmialueet, aurattavat alueet) tarkastelu ja mahdollisesta uudesta työnjaosta sopiminen Kaupunki-infran ja Toimitilojen kanssa tiedossa olevien rajapinta-alueiden osalta (Fluent-pilotti).

-          Liikuntapalvelut-yksikön toimitilaratkaisu: nykyiset toimistotilat Careeria/Prakticum-talossa (Ammattitie 1) ovat toimivat ja tarkoituksenmukaiset, työn erityisluonteen huomioivat, mutta niiden etäisyys muihin yksiköihin ei edistä poikkialaista yhteistyötä.

-Tarkastellaan, löytyisikö keskeisemmällä sijainnilla toimivia tiloja, jotka tukisivat paremmin liikuntapalveluiden poikkialaista yhteistyötä yli toimialarajojen.

5)     Toiminnan kehittäminen

-          Titania-työvuorosuunnittelujärjestelmän käyttöönoton loppuun saattaminen muiden liikunnan toimipisteiden osalta.

-          Siirtyminen työkorvausmalliin liikunnan tuntiohjaajien osalta. (HPK:n vastuulla valmistella työkorvaussopimus Henkkaan.)

-          Liikuntapalveluiden ja KoMbin liikuntakurssien yhteissuunnittelu & mm. osallistujien ristiintarkastelu päällekkäisyyksien poistamiseksi, työnjaon selkeyttämiseksi ja palvelutarjonnan kehittämiseksi.

-          Vesiliikuntatarjonnan selvittäminen ja kokonaisarvio - haasteena niukat allastilat asukasmäärään ja kysyntään nähden.

-          Liikuntaneuvonnan laajentaminen (lapsiin, nuoriin, perheisiin) resurssien mahdollistamassa laajuudessa.

6)     Kokonniemen rooli

-          Yhtiön ja kaupunkiyksiköiden suunnittelua tekeville otetaan käyttöön yhteinen projektinhallinnan sähköinen työkalu, jonka avulla vastuuta, aikataulutusta ja tehtäviä voidaan jakaa läpinäkyvämmin ja koordinoidusti.

-          (Myöhemmin, toiminnan käynnistämisen valmistelussa: Kokonniemen vastuualue- ja johtamismallin kehittäminen ja yhteensovittaminen liikuntapalveluiden organisaation ja henkilöstön kanssa.)

Kehittämistoimien tavoitteena on edelleen tehostaa toimintaa, lisätä synergiaa ja varmistaa, että työtehtävät sijoittuvat organisaatiossa siihen yksikköön, missä on kyseisen asiasisällön asiantuntijuus. Liikuntapaikkojen hallinnan ja ylläpidon sekä muiden kehittämiskohteiden yksityiskohtainen tarkastelu luovat laajan nykytilakuvan, joka mahdollistaa eri johtamis- ja hallintomallien arvioinnin tietoon perustuen. Toimintamalleja ja yhteistyötä kehittämällä pyritään kestäviin muutoksiin, joiden vaikutukset ulottuvat liikuntapalveluiden lisäksi poikkialaisesti kaikkiin toimialoihin. Tällöin mahdollistetaan organisaation sisäisten hyötyjen kuten tehokkaan ja sujuvan työnteon lisäksi entistä saumattomampi palvelu kuntalaisille sekä liikunnallisen elämäntavan edellytysten huomioiminen osana kaupungin kehittymistä ja rakentumista.

Liite:
Liikuntapalveluiden kehittäminen 2024

Sivistysjohtaja

Päätös