Elinvoimalautakunta
Föredragningslista 22.04.2024/Ärendenr. 4

Elinvoimalautakunta 22.04.2024     

942/00.01.00.03/2024  

Valmistelu ja lisätiedot:

vs Apulaiskaupunginjohtaja Pekka Söyrilä, Vapaa-aikajohtaja Minna Särelä, matkailun kehittämispäällikkö Sari Myllynen, etunimi.sukunimi@porvoo.fi

lisätietoja antaa myös:

Porvoo Event Factory Oy Ab:n toimitusjohtaja, Anders Lindholm-Ahlefelt, etunimi@taidetehdas.fi

Taustaa

Porvoon Taidetehdas on monipuolinen tapahtumakeskus, joka tarjoaa palveluitaan laajasti, usealle eri asiakaskunnalle. Taidetehdas, nykyisessä muodossaan valmistui keväällä 2012, jolloin myös tietyt jakolinjat palvelutuotannossa on sovittu ja päätetty. Taidetehtaan kiinteistön omistavat suomalaisen kulttuurin tukijat Suomen Kulttuurirahasto, Alfred Kordelinin säätiö sekä Emil Aaltosen säätiö. Suuri osa kiinteistöstä on vuokrattu kaupungille 20-vuoden vuokrasopimuksella, joka päättyy 31.12.2032

Porvoon kaupunki perusti vuonna 2011 Porvoo Event Factory Oy Ab:n (myöhemmin EF) palvelemaan Taidetehtaan yritysasiakkaita. Osakeyhtiö vastaa Taidetehtaan tapahtumatilojen myynnistä ja operatiivisen toiminnan järjestämisestä. Kaupungin tytäryhtiö palvelee kokous-, seminaari-, kongressi- ja tapahtumatuotantoasiakkaita sekä kehittää ja tuottaa näihin liittyviä palveluja ja tuotteita yhteistyökumppaneiden kanssa. Porvoon kaupungin matkailu- ja tapahtumapalvelut vastaa tällä hetkellä Taidetehtaan markkinoinnista kokonaisuutena, todettakoon, että tapahtumakohtaisesta markkinoinnista vastaa tietyiltä osin EF sekä kulttuuripalvelut. Markkinoinnillista työnjakoa on selkeytetty kevään 2024 aikana.   Porvoon kaupungin kulttuuripalvelut vastaa Taidetehtaan julkisista kulttuuripalveluista kaikenikäisille, Porvoon Taidehallista, taiteilijaresidenssistä sekä lapsille ja nuorille suunnatusta työpajatoiminnasta. Porvoon Taidehalli on Taidetehtaalla sijaitseva nykytaiteeseen fokusoiva näyttelytila. Tilassa on myös esillä teoksia Porvoon kaupungin taidekokoelmasta/Jäntin taidekokoelma. Näyttelytila koostuu yhdestä päänäyttelystä sekä kahdesta pienemmästä näyttelytilasta Fikka ja Kulma (edellä mainituista kahdesta pienestä tilasta on päätetty luopua vuoden 2024 aikana, koska aiheuttavat osittain pirstaloista kuvaa Taidehallin toiminnasta). Taidehallissa sijaitsee myös Porvoon taiteilijaseuran taidelainaamo sekä Taidehallin kauppa. Porvoon seudun musiikkiopistolla on myös omaa palvelutuotantoaan Taidetehtaalla, mm. konsertti- ja muskaritoimintaa.  Edellä mainitut kaupungin yksiköt ovat 1.1.2023 alkaen osa kaupungin Elinvoiman toimialaa. Kulttuuripalveluiden ja musiikkiopiston tehtävänä on taata ja varmistaa Taidetehtaan monipuolista ohjelmistoa kaikille ikäryhmille.

Taidetehtaalla toimii myös Porvoon Taidetehtaan säätiö, Taidetehtaan tanssikoulu, BioRex sekä kaksi ravintolaa, Fabriken ja Sinne Porvoo. Taidetehtaan kauppakujalla monipuolista, kaupallista toimintaa harjoittaa erilaiset liikkeet. Liikkeiden välistä yhteistyötä siivittää Porvoon Länsirannan Yrittäjäyhdistys ry, jonka jäsen myös EF on. 

Syksyllä 2023 yrityksen ensimmäinen toimitusjohtaja Susanne Dahlqvist eläköityi, joka antoi selkeän mahdollisuuden pohtia Taidetehtaan rakenteita ja toimintaa yleisellä tasolla. Aika tulevaisuuden vaihtoehtojen pohdinnalle on yleisesti sikäli otollinen, koska kaupungin ja EF:n vuokrasopimusta on jäljellä vielä karkeasti ottaen puolet.  Vuoden 2024 (KV:n 15.11.2023) vahvistamaan talousarvioon on kirjattu, että elinvoiman toimialan prioriteetteja tulee olemaan mm. Event Factoryn, Taidetehtaan, Näsin kartanon ja kulttuuri ja museopalvelujen toimintojen analysointi, toiminnallisten yksiköiden läpikäynti, jotta voidaan selvittää mm. kaupungin taideteosten parempi esille saaminen. Näin ollen EF palkkasi syksyllä 2023 yhteisymmärryksessä kaupungin kanssa määräaikaisen toimitusjohtajan (vapaa-aikajohtajan Anders Lindholm-Ahlefeltin), tavoitteena saada kuva tytäryhtiönsä tilasta ja samalla toimitusjohtajalle annettiin tehtäväksi selvittää mahdollisia rahoitus- ja hallintomalleja tulevaisuutta ajatellen nykytoiminnan valossa. Porvoon Taidetehtaan toiminnan sekä rahoitus- ja hallintomallien kehittämisestä on aikaisemmin laadittu kaksi eri raporttia (Valor/NAG partners 2013 sekä Leppäkoski 2016). Edellä mainittujen raporttien kehitysehdotuksiin perustuen on matkan varrella tehty erinäisiä yksittäisiä toimenpiteitä Taidetehtaan toiminnan suhteen.

Toiminnan selvittämistä ja tulevaisuuden vaihtoehtojen ruotimista on myös perusteltua tehdä ajan hengessä, koska kulttuuri- ja tapahtumakeskusalalla on valtakunnallisesti herännyt erityistä tarvetta tarkastella markkinaehtoisen tapahtumaliiketoiminnan (mm. kaupungin tytäryhtiöiden) suhdetta kaupunkien ja kuntien rahoituksen virtoihin nykylainsäädännön valossa. Toisin sanoen, kaupunkien tulisi lain nojalla välttää kielletyn valtiontuen antamista markkinaperusteisesti toimiville tytäryhtiöilleen, jotta ei tapahdu vapaan kilpailun vääristymistä. Samaa asiaa on puitu viime vuosina Helsingissä ja Turussa sekä vastikään mm. Tampereella, Lahdessa ja Kotkassa.

Näin ollen Taidetehtaan toiminnallisuudesta on laadittu erillinen selvitys (liitteenä), joka tarkoitus on avata Porvoon Taidetehtaan olemusta, toimintaperiaatteita, visiota ja Taidetehtaan eri toimijoiden rajapintoja sekä keskinäisiä suhteita toisiinsa. Selvitys on tehty 1.9.2023 - 28.3.2024 välisenä aikana. Selvityksessä käytettyjä tietoja on kerätty Taidetehtaan toimijoilta, EF:n työntekijöiltä sekä kaupungin eri yksiköistä. Selvityksen perusteella Porvoon kaupunki ja EF tekevät erilliset päätökset toiminnan eri osa-alueiden osalta kaupungin hallintosäännössä määritetyllä menettelyllä, päätöselimissään. Mahdolliset tulevaisuuden kustannusvaikutukset ja investointipäätökset päätetään erikseen osana talousarviovalmistelua.

Toimenpide-ehdotukset

Alla on esitelty niitä varteenotettavia vaihtoehtoisia toimintamalleja Taidetehtaalle, jota kohti voisi edetään, jotta Taidetehdas onnistuu palvelemaan porvoolaisia menestyksellisesti myös tulevaisuudessa. Vaihtoehdot perustuvat kolmeen toisistaan poikkeavaan vaihtoehtoon. Keskeisiä seikkoja ovat erilaisten tilojen vuokrasuhteet suhteessa kaupunkiin, tilojen hierarkkinen etuoikeus sekä rahavirtojen ohjaus. Tavoitteena on ollut identifioida toisistaan poikkeavat pääasialliset toimintamallit, jotka omilla vahvuuksilla ja heikkouksilla vaikuttavat Taidetehtaan onnistumiseen ja kannattavuuteen. Kaikissa kolmessa mallissa on hyviä ja huonoja puolia, mutta tosiasia on se, että kiinteistössä, jossa on omat toiminnalliset heikkoudet rakenteidensa ja historiansa puolesta ei välttämättä ole mahdollista löytää täydellistä mallia. 

1. Kunnallinen malli:
   Taidetehdas on kulttuurikeskus, jonka ensisijainen funktio on tarjota porvoolaisille taidetta ja kulttuuria.

Taidetehtaan päätaho on Porvoon kaupunki, ja Taidetehdasta johtaa vapaa-aikapalveluiden (tai elinvoimapalveluiden) alainen tulosaluepäällikkö. Taidetehdas on osa kaupungin talousarviorakennetta ja kaikki entinen EF:n henkilökunta on siirtynyt uuden perustettavan yksikön alaisuuteen. Kaikki tilat ovat kulttuurikeskuksen hallinnassa (sisäisen vuokran kautta) ja kaupungin tilapalvelut vastaavat yhteistyöstä kiinteistön omistajatahoon. 

Kulttuurisisällön varmistamiseksi Taidetehtaalla on yksi tai useampi kulttuurituottaja, jonka tehtävänä on tuottaa sekä koordinoida kulttuurielämyksiä taloon. Kulttuuripalveluiden läsnäolo talossa ei ole välttämätöntä uuden yksikön perustamisen jälkeen, mutta yhteistyö kulttuuripalveluiden kanssa on jatkossakin erittäin tärkeää riippuen siitä mikä taho jatkossa Taidehallia tai yleistä näyttelytoimintaa järjestää. Perustettavalle yksikölle osoitetaan toimintamäärärahat osana kaupungin talousarviovalmistelua.

Tässä mallissa on myös perusteltua päättää, että joko: 

a. Taidehalli jatkaa toimintaansa osana kulttuuripalveluita tai osana Taidetehdasta,

b. Taidehallin toiminta sijoittuu ja määräytyy tarpeen ja tilojen vapaana olon mukaan.   

Tiloja ei aktiivisesti myydä kongressi ja konferenssiasiakkaille, eli varsinaisesta myyntihenkilökunnasta tulisi luopua, mutta tilat ovat toki edelleen varattavissa tarkoitukseen. Tilavarauskoordinaattori tulisi tällöin olla resurssina yksikössä, jotta erilaiset tahot voivat varata tiloja käyttöönsä. Pitkäaikainen tilojen ulosvuokraus siirtyisi kaupungin tilapalveluille, koska ei ole välttämättä perusteltua pitää nämä erikseen kaupungin muusta toimintatavasta. Ravintolapalveluiden tuottaminen Taidetehtaalla sekä ravintolan yksioikeus tapahtumissa tulisi tällöin mahdollisesti neuvotella uudestaan vastaamaan kaupungin tilahallintajärjestelyjä. BioRexin suhde kulttuurikeskukseen tulisi myös tarkastella uudestaan.

Tässä mallissa yksikön tulot perustuvat konsertti- ja tapahtumapalveluiden sekä mahdollisten pääsylippujen generoimaan tulovirtaan. Yritysmyynti jää täysin pois, mikä vähentää tuloja merkittävästi, toisaalta tässä mallissa myyntiorganisaatiota ei tarvita. Malliin siirtyminen edellyttää yhteistoimintaneuvotteluja sekä liikkeen luovutusta ja vaatii erityistä tarkastelua varojen ja inventaarioiden sekä sopimuksien siirtoon. Koska Taidetehtaan äänitekniikka ja siitä huolehtiminen on ulkoistettu palvelu, malli vaatii jonkin verran investointeja tai uudelleen järjestelyjä.

2. Osakeyhtiömalli:
   Taidetehdas on tapahtumatalo, jonka ensisijainen funktio on palvella eri yritysten kongressi- ja konferenssitarpeita sekä järjestää kaupallisesti kannattavia tapahtumia ja toissijaisesti tarjota porvoolaisille taidetta ja kulttuuria.

Taidetehtaan kaupungin vuokraamat tilat siirretään EF:n alaisuuteen käsittäen seuraavat tilat: Avanti- sekä Tehdassali, lämpiöt ja aulatilan, kokoustilat, elokuva- ja ravintolatilat, liiketilat sekä salien tapahtumatuotannolliset takatilat ja Taidehalli (taiteilijatilat sekä toimistotilat määritettävä erikseen). Tämä tarkoittaa huomattavaa korotusta EF:än tilakustannuksiin, sekä tiettyä takaisinvuokrausta kaupungille.

Taidetehtaan tapahtumatuotannollinen uudelleenjärjestely siivittää mallia. Kaupallisesta tapahtumatuotannosta vastaa EF,ja muut toimijat vuokraavat tapahtumatuotantotilaa Taidetehtaasta kaupungin konsernihintaan, muiden asiakkaiden tapaan. 

Kulttuuripalvelut vuokraavat tarpeensa mukaan tilaa myös taidenäyttelytoiminnalle riippuen mitä tilaa tarvitaan kuinka pitkäksi aikaa. Vaihtoehtona on siirtää näyttely- ja tapahtumatoiminta muualle kaupungissa. Riittävää määrärahaa tilavuokriin varataan kulttuuripalveluiden talousarvioon. Taidenäyttelytoiminnan hierarkkinen oikeus tilaan määräytyy saannin ja talousarvion varojen mukaan. 

Tässä mallissa on myös perusteltua päättää, että joko: 

a. Taiteilija- sekä toimistotilat voidaan vuokrata tai olla vuokraamatta kenelle vaan markkinahintaisesti. Muutos ei kuitenkaan takaa yhtä hyvää käyttöastetta nykytilanteeseen verraten, mutta mahdollistaa tilojen uudelleenjärjestelyn tai muuttamisen. 

b. Taiteilija- sekä toimistotiloja ei siirretä EF:lle, vaan kaupunki pitää nämä ominaan.

3. Hybridimalli:
   Taidetehdas on elävä, monipuolinen tapahtuma-, kongressi ja konferenssikeskus, jossa taide ja kulttuuri on aina läsnä.

Taidetehdas jatkaa toimintaansa tietyiltä osin samalla tavalla, kun aikaisemmin, mutta erinäisillä tarkennuksilla ja selkeytyksillä. Taidetehtaan kokonaisuutta palveleva yhteinen visio ja strategia määritellään taidetehtaalla toimivien tahojen yhteistyössä. Visio antaa selkeän tahdonilmaisun siitä, mitä Taidetehdas on ja mitä määränpäätä kohti kaikki sen seinien sisällä toimivat tahot toiminnallaan etenevät. Tämä visio tulisi huomioida myös kaupunginstrategian tahtotilan.

Hybridimallin toimivuus ja vision toteutuminen varmistetaan Taidetehtaan johtoryhmän toimesta. Johtoryhmä koostuu Taidetehtaan päätahoista, kuten tälläkin hetkellä (kulttuuripalvelut, EF, matkailu- ja tapahtumapalvelut sekä PSMO), jotka raportoivat osaltaan omille vastaaville tahoilleen (EF yrityksen hallitukselle, kaupungin toimijat kaupungin hallintosäännössä määritetylle päätäntätaholle, jne.) talon asioista ja toiminnasta.

Taidetehtaan salien hierarkkinen päätaho on edelleen EF, joka myy tiloja eri kongressi- ja konferenssitoiminnan tarpeeseen ja tuottaa kaupallisesti kannattavat tapahtumat itse, tai ulkoistaa ne jollekin kolmannelle osapuolelle (kuten tälläkin hetkellä). Kulttuuripainiotteisesta toiminnasta sekä kolmannen sektorin tarpeista vastaa kaupungin kulttuuripalvelut, mutta aina EF:n kanssa yhteisymmärryksessä. Tavoitteena luoda eheä kokonaisuus, joka palvelee porvoolaisia ensisijaisetsi, mutta myös muita sidosryhmiä.

Matkailu- ja tapahtumapalvelut toimii EF:n kumppanina markkinointi- ja viestintäasioissa sekä kaupunkilaajuisten tapahtumien tuotannossa, siten kun ne Taidetehtaalle sijoittuvat, mutta EF vastaa itse niiden palveluiden tai tuotteiden markkinoinnista, jotka perustuvat kaupallisuuteen.

Talossa toimivat tahot tekevät aitoa yhteistyötä taiteen ja kulttuurin osalta, mm. talossa toimivat taiteilijat ja talossa oleva taide otetaan osaksi kokonaisuutta kasvavassa määrin. Taidetehdas kehitetään sisällyttämään erilaista visuaalista taidetta laajasti tavoitteena luoda kuratoitu kokonaisuus, joka kiinnostaa myös matkailullisesti.

Tässä mallissa on myös perusteltua päättää, että joko:

a. Taidetehtaan kaikki tilat jatkavat korvamerkittyinä tällä hetkellä määriteltyyn tarkoitukseen ts. Taidehalli on yläkerrassa, kulttuuripalveluiden alaisuudessa ja Avanti- sekä Tehdassali myydään kongressi- ja konferenssi sekä tapahtumakäyttöön EF:n toimesta. Kulku Taidehalliin on pääasiallisesti kauppakujan kautta ja tällöin sisäänkäynti brändätään vastaamaan juuri sitä tarvetta (tehokkaammin, kun nyt). EF:llä on edelleen oikeus varata lämpiön yksityistilaisuuksiin, jolloin kulku rajataan ja asiakkaat ohjataan kulkemaan vaihtoehtoisia kulkureittejä.

b. Taidetehtaan tietyt tilat vaihtavat paikkoja, jolloin Tehdassali toimisi Taidehallina ja nykyinen Taidehalli otettaisiin seminaari- ja kokouskäyttöön.

c. Taidehalli pysyy yläkerrassa, mutta laajentuu. Taiteilijatiloista luovutaan joko osin tai täysin ja nykyisille vuokralaisille osoitetaan tai ollaan osoittamatta vaihtoehtoiset tilat.

d. Taidetehtaan infopalvelua kehitetään ja Taidehallin myymälä ja mahdollisesti artoteekki sijoitetaan alakertaan. Vanha sisääntuloaulan infotiski puretaan ja alakerran nykyinen naulakkotila toimisi yleisenä talon infopisteenä sekä Taidehallin/Taidetehtaan myymälänä. Uusi naulakkoratkaisu rakennetaan infotiskin paikalle, palvelemaan iltakävijöitä.

e. Taidetehtaan lämpiö avataan aktiivisemmin käyttöön matalakynnyksen kulttuuritoimintaan ja sillä luodaan Taidetehtaalle elävän tapahtumatalon kuvaa. Lämpiön kulttuurisisällöstä vastaa EF yhteistyössä talon toimijoiden kanssa.

Yleisesti voi todeta, että tässä mallissa on myös mahdollista laajentaa EF:n myyntiorganisaation tilaportfoliota, eli EF voisi palvella kaupunkilaajuisesti erinäisten tapahtumatilojen myyntiorganisaationa. Esimerkiksi Näsin kartano tai Kokoniemen liikuntakeskuksen tapahtumatuotannollinen tarve voisi olla osa EFn myynnin tehtävää, mikäli kaupunkilaajuista tapahtumatilaklusteria halutaan jatkojalostaa. Todettakoon, että tarkoituksena ei ole em. tilojen jokapäiväinen hallinta, vaan erilaisten tilojen myynti eri tarkoituksiin eri tahoille.

Event Factory Oy Ab tulisi irtaantua Länsirannan yrittäjäyhdistyksestä, sillä perusteella, että on kaupungin tytäryhtiö ja siten istuu huonosti yhdistystoiminnassa, jossa keskiössä on yrittäjyys.

Esitys jatkotoimenpiteistä:

• Taidetehtaan tulevaisuuden visio tuodaan elinvoimalautakuntaan vuoden loppuun mennessä.
• Taidetehtaan tilat jatkavat korvamerkittyinä tällä hetkellä määriteltyyn tarkoitukseen seuraavilla täsmäytyksillä: Kulku Taidehalliin on pääasiallisesti kauppakujan kautta ja sisäänkäynti brändätään vastaamaan juuri sitä tarvetta (tehokkaammin, kun nyt). EF:llä on edelleen oikeus varata lämpiön yksityistilaisuuksiin, jolloin kulku rajataan ja asiakkaat ohjataan kulkemaan vaihtoehtoisia kulkureittejä. Tilojen ristiin käyttöä selvitetään edelleen tavoitteena maksimoida käyttöaste. Tiettyjä täsmäytyksiä tilojen vuokrasuhteiden osalta tehdään osana 2025 talousarviota (mm. Matkailu- ja tapahtumapalveluiden vuokrasuhde EF:n puretaan ja tilat siirretään sisäiseksi vuokrasuhteeksi kaupungin toimitilapalvelluille).
• Taidehallin toiminta tulisi tarkastella uudestaan kokonaisuuden valossa siten, että se palvelee myös matkailullisia tavoitteita. Taidehallin laajentuminen ylälämpiöön, kokoustiloihin tai osittain taitelijoiden työhuoneiden alueelle on perusteltua ja kokonaisuudesta tulisi tehdä erillinen kustannusarvio muutostöistä sekä laatia visio Taidehallin tulevaisuuden profiilista, tavoitteena kansallisesti kilpailukykyinen kokonaisuus. Taidehallille mahdollistetaan myös muiden salien käyttö näyttelytoimintaan riittävän pitkäksi aikaa vuoden aikana, joka mahdollistaa taidemuseotoiminnan pilotointia ja Porvoon kaupungin taideaarteiden esille tuomista. Taidehallin tarkennettu profiili sekä suunnitelma muiden tilojen hyödyntämisestä taidemuseotoiminnan pilotoimiseksi tuodaan elinvoimalautakunnan hyväksyttäväksi vuoden loppuun mennessä.
• Event Factory Oy Ab irtaantuu Länsirannan yrittäjäyhdistyksestä, sillä perusteella, että on kaupungin tytäryhtiö ja siten istuu huonosti yhdistystoiminnassa, jossa keskiössä on yrittäjyys.

Liite: Porvoon Taidetehdas, toiminnallinen selvitys

vs. Apulaiskaupunginjohtaja

Elinvoimalautakunta päättää valita tulevaisuuden toimintamalliksi vaihtoehto 3. Hybridimallin ja tämän lisäksi elinvoimalautakunta päättää että jatkotoimenpiteet toteutetaan esityksen mukaisesti.