Stadsstyrelsen
Protokoll 18.12.2023/Paragraf 375

Stadsstyrelsen 18.12.2023 § 375  

Beredning och tilläggsuppgifter:

Controller Magnus Wikström

förnamn.efternamn@porvoo.fi 

Stadens och stadskoncernens ledning, styrning av verksamheten och säkerställande av tjänsternas kvalitet sker bland annat med intern kontroll. Den interna kontrollen och riskhanteringen som operativ verksamhet hör till stadsstyrelsen, stadsdirektören och övriga ledningen. Med hjälp av den interna kontrollen säkerställer ledningen och cheferna kvaliteten på verksamheten som de svarar för och uppnående av mål. Verktyg för detta är till exempel intern kommunikation, olika policyer, arbetsinstruktioner, godkännandebefogenheter, olika kontroller, uppföljningsrapporter samt inspektioner och utvärderingar.

Den interna kontrollen är ingen funktion som är separat från den övriga verksamheten men den interna revisionen är. Den interna revisionen sker med hjälp av kontroller, utvärderingar, säkerställanden och intern rådgivning. Den interna revisionen kan granska arbetsprocesser enligt deras risker eller utveckla handlingssätt för riskhantering tillsammans med enheter och på det sättet förbättra till exempel stadens lednings- och förvaltningsprocesser.

Bestämmelser om den interna kontrollens och den interna revisionens ansvar och befogenheter i Borgå stad finns i förvaltningsstadgan, grunderna för intern kontroll och riskhantering och i koncerndirektivet. För intern revision upprättas dessutom en årlig handlingsplan för två år i sänder som innehåller revisionsuppdrag samt rådgivningsuppdrag för den interna kontrollens delområden. Revisionsuppdragen som den interna revisionen utför sker antingen som köpta tjänster eller i egen regi.

Genomförandet av den nya organisationen och strategin har krävt uppmärksamhet år 2023 i fråga om den interna kontrollen. Anvisningarna har uppdaterats så att de motsvarar den nya organisationen och man har satsat på att implementera anvisningarna och strategin. Till detta hör också den auditering av dataplattformen som genomfördes hösten 2023. Vid granskningen utreddes bl.a. om satsningarna motsvarar nyttan samt om ärenden kring dataplattformen har skötts på ett tekniskt och metodologiskt korrekt sätt.

Andra objekt inom den interna kontrollen har varit bl.a. utarbetandet av anvisningar om representation och gästfrihet samt ibruktagandet av rapporteringskanalen Whistleblower.

När det gäller koncernövervakning har man gjort framsteg såtillvida att koncernsektionen har inlett sin verksamhet och att en HHJ-utbildning har ordnats för medlemmarna i koncernbolagens styrelser. År 2023 utfördes inspektioner särskilt i anslutning till koncernbolagens goda förvaltningssed.

Två nya punkter har lagts till i verksamhetsplanen för intern kontroll och intern revision under året. Den ena hänför sig till ansökan om, dokumentation av och penningtrafik med statliga stödmedel för skyldighetssysselsättning. Den andra gäller praxis när en anställd vid staden köper förnödenheter eller verktyg på kredit. Syftet är att se till att det finns tydliga riktlinjer och att uppföljningen fungerar.

Genomförandet av den bifogade verksamhetsplanen för intern kontroll och intern revision fortsätter 2024.

Biträdande stadsdirektören

Stadsstyrelsen antecknar för kännedom lägesöversikten om intern kontroll och intern revision.