Stadsstyrelsen
Föredragningslista 19.05.2025/Ärendenr. 16

Stadsstyrelsen 24.06.2024 § 197 

Beredning och ytterligare information

Stadsjurist Johanna Päivärinta, förvaltningsdirektör Roope Lenkkeri fornamn.efternamn@porvoo.fi

Fullmäktigeledamot Anette Karlsson har väckt en motion där det i anslutning till visselblåsardirektivets ikraftträdande föreslås att man för Borgå stad utarbetar etiska principer eller åtminstone uppdaterar dem. Dessutom föreslår man i motionen att en etisk rapporteringskanal skapas för staden. 

Direktivet om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av Europeiska unionens lagstiftning (EU) 2019/1937, dvs. det nationella genomförandet av det s.k. visselblåsardirektivet, har beretts i samarbete mellan justitieministeriet och arbets- och näringsministeriet. Utifrån detta beredningsarbete har det stiftats en nationell lag för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen, som trädde i kraft 1.1.2023.

Syftet med lagstiftningen är att säkerställa att en person som i samband med sitt arbete upptäcker eller misstänker verksamhet som strider mot allmänintresset inom särskilt definierade områden av EU-rätten och den nationella lagstiftningen kan rapportera saken på ett säkert sätt. Direktivet förutsätter att rapporten om överträdelser ska kunna göras på ett säkert sätt och så att den rapporterande personens identitet är skyddad. Dessutom förbjuds motåtgärder mot rapporterande personer till följd av rapporten.

Organisationer inom den privata och den offentliga sektorn samt statliga ämbetsverk som sysselsätter över 50 arbetstagare har ålagts en skyldighet att inrätta en intern, konfidentiell rapporteringskanal. Dessutom inrättas en centraliserad extern rapporteringskanal som upprätthålls av justitiekanslern i statsrådet och till vilken rapporten kan göras i vissa situationer. Från denna kanal överförs rapporterna till tillsynsmyndigheter som fungerar som externa rapporteringskanaler.

Således har även Borgå stad varit skyldig att inrätta en intern rapporteringskanal för rapportering av information om överträdelse och uppföljningsåtgärder på basis av överträdelsen. Fram till maj 2024 har det inte kommit några rapporter till kanalen.

Rapporteringen via den interna rapporteringskanalen ska vara konfidentiell. Uppgifter om identiteten för den rapporterande personen och de andra personer som nämns i rapporten som är föremål för rapporten samt övriga personuppgifter ska hemlighållas. Man bör hindra åtkomsten av andra än obehöriga personer från att komma in i rapporteringskanalen. I rapporteringskanalen ska det vara möjligt att göra rapporten muntligen eller skriftligen eller på båda sätten.  Muntlig rapportering kan göras per telefon eller via något annat röstmeddelandesystem och på rapporterande personens begäran vid ett personligt besök som ordnas inom skälig tid.

I Borgå stad löste man det tekniska genomförandet av rapporteringskanalen genom att i det elektroniska kundhanteringssystemet (CRM) ta i bruk en funktion med vilken rapporten kan göras. Anvisningar för rapporten finns på stadens webbplats. Till sidorna har fogats en länk genom vilken man kan göra rapporten. De anställda, förtroendevalda och avtalsparter som har rätt att göra rapporter har informerats om att kanalen tagits i bruk. Kanalen är endast avsedd för de rapporter som krävs enligt lagstiftningen. För den övriga responsen finns det redan egna responskanaler.

Borgå stad har för närvarande inga separata etiska anvisningar. I flera städer har sådana anvisningar utarbetats och publicerats. De mål som anges i de etiska riktlinjer som städerna publicerar påminner mycket ofta om de värden som anges i stadsstrategierna. Värdena enligt Borgås strategi är att agera tillsammans, med respekt för varandra, ansvarsfullt och modigt. Dessa värden är också avsedda att fungera som etiska riktlinjer. Det finns åtminstone för närvarande inget behov av att utarbeta separata etiska anvisningar. I synnerhet i förvaltningsverksamheten styrs stadens myndigheters verksamhet av de grunder för god förvaltning som anges i 2 kap. i förvaltningslagen och som styr förvaltningsverksamheten både etiskt och kvalitativt.

Med beaktande av de etiska anvisningarnas allmänna karaktär och särskilt den ovan motiverade ståndpunkten att det inte finns något behov av att utarbeta separata etiska anvisningar i Borgå, är det inte heller nödvändigt att införa en separat rapporteringskanal för brott mot dem. Problemen med verksamhetens etik är sådana att det är motiverat att diskutera dem med chefen. Dessutom är det möjligt att använda en rapporteringskanal, om det finns skäl att misstänka att verksamheten är oetisk, men också att det finns lagstridiga element. Chefen ska i samarbete med de instanser som han eller hon anser nödvändiga utreda saken och vidta behövliga åtgärder. Som exempel på eventuella åtgärder kommer det att bli fråga om påföljder för arbetsledningen eller en begäran om utredning till polisen, beroende på överträdelsens allvar och art.

Bilaga

fullmäktigemotion 13.6.2022

tf. Stadsdirektör 

Stadsstyrelsen beslutar ge ovanstående förslag som sitt svar på Anette Karlssons motion och sända svaret till stadsfullmäktige för kännedom.

Beslut

Stadsstyrelse beslutade enhälligt återremittera ärendet för ny beredning.

Stadsstyrelsen 19.05.2025     

1506/07.02.01/2022  

Beredning och ytterligare information

stadsjurist Johanna Päivärinta,

utvecklingschef Anne-Maria Paavola,

koncernjurist Tiina Fiskaali och

förvaltningsdirektör Roope Lenkkeri,

fornamn.efternamn@porvoo.fi

Stadsstyrelsen gav i samband med beslutet om återbäring anvisningar om beredningen av etiska riktlinjer samt om ibruktagandet av den rapporteringskanalen som avses i motionen.

De bifogade etiska riktlinjerna har utarbetats genom att granska motsvarande riktlinjer för andra städer. Man har strävat efter att utarbeta riktlinjerna så att de styr verksamheten så effektivt som möjligt. Av denna anledning har de gjorts mycket täta, men ändå så att de styr verksamheten på ett heltäckande sätt. Riktlinjerna är som namnet antyder funktionella anvisningar om verksamhetens etik. Verksamhetens lagenlighet bestäms direkt på basis av lagen.

I motionen hänvisas i fråga om den etiska rapporteringskanalen till det system som används i Imatra stad, där stadens eller stadskoncernens anställda kan göra en anmälan om verksamhet som hen anser vara oetisk. Det rapporteringssystemet som byggts för Borgå stad är enligt denna modell avsett att användas av stadens egna anställda. De är i ställning där det är effektivast att observera verksamhetens etik. I den etiska rapporteringskanalen kan anmälningar lämnas inte bara konfidentiellt utan också anonymt. I detta avseende skiljer den sig från den ovan beskrivna Whistleblower-kanalen. Anmälningar som lämnas in i den etiska rapporteringskanalen är inte heller begränsade till brott mot vissa bestämmelser med anknytning till EU-rätten, vilket innebär att den har ett större användningsområde än Whistleblower-kanalen.

Borgåborna och andra som använder stadens tjänster kan redan nu ge respons via kundhanteringssystemet, där responsen också kan ges anonymt. Via denna kanal kan också ges respons om det upptäcks att publicerade etiska riktlinjer har överträtts, om den som lämnar responsen anser det nödvändigt.

Stadsdirektören

Stadsstyrelsen beslutar ge det som sägs ovan som sitt svar på Anette Karlssons fullmäktigemotion och sänder svaret till stadsfullmäktige för kännedom.