Stadsstyrelsen
Föredragningslista 19.05.2025/Ärendenr. 15

Stadsstyrelsen 19.05.2025     

2803/00.00.02.01/2024  

Beredning och ytterligare information

dokumenthanteringschef Katariina Vuorela,

stadsjurist Johanna Päivärinta,

fornamn.efternamn@porvoo.fi

Ledamot Mika Varpio har väckt en motion om att staden tar i bruk en lättanvänd webbtjänst, där stadens alla offentliga handlingar skulle vara direkt tillgängliga utan en separat uppgiftsbegäran.

Nuläge för publicering av dokument i Borgå

För närvarande publiceras organens föredragningslista och protokoll samt tjänsteinnehavarbesluten med bilagor till den del de är offentliga i publiceringstjänsten Dynasty som finns på Borgå stads webbplats. Protokollen finns i publiceringstjänsten under ett år och tjänsteinnehavarbesluten under 22 dagar. Därefter raderas uppgifterna. I fråga om nätinformationen agerar staden i enlighet med Kommunförbundets anvisning (Cirkulär 15/2017 punkt 1.2)

Tekniskt sett är det möjligt att förlänga publiceringstiden för beslutsuppgifter men det är förknippat med dataskydds- och datasäkerhetsrisker. Besluten och bilagorna till dem innehåller personuppgifter om privatpersoner, och även om personuppgifterna markeras och därefter svärtas i beslutstexten efter en viss tid är det endast möjligt att markera personuppgifterna i beslutstexterna, inte i bilagorna till besluten. Beredaren av beslutet gör en manuell markering av personuppgifterna, vilket innebär att risken för ett mänskligt misstag inte helt kan uteslutas, då det är möjligt att någon av personuppgifterna av misstag lämnas omarkerad. Därför vill man inte förlänga publiceringstiden från den rekommenderade.

Önskemål om publicering av alla offentliga handlingar

Myndighetshandlingar som avses i offentlighetslagen uppkommer i flera olika uppgifter inom staden och de utarbetas och behandlas i tiotals av stadens datasystem (t.ex. på elektroniska gruppwebbplatser, på nätskivor, i e-postsystemet och i flera datasystem som används för att producera tjänster). För närvarande publiceras handlingar endast ur Borgå stads ärendehanteringssystem där ärenden som staden behandlat och handlingar med anknytning till dem registreras enligt 25 § i informationshanteringslagen (906/2019). I ärendehanteringssystemet uppgörs organens föredragningslistor, protokoll och tjänsteinnehavarbeslut samt handlingar som bereder dessa.

Det skulle vara tekniskt utmanande och dyrt att publicera alla offentliga myndigheters handlingar i en och samma webbtjänst. Dessutom borde det fastställas exakt vilka typer av handlingar som får offentliggöras på webbplatser för att säkerställa dataskydd och datasäkerhet. Inte ens en offentlig handling kan alltid publiceras på nätet.

Sökfunktioner i den nuvarande publiceringstjänsten

I den nuvarande publiceringstjänsten kan beslut sökas med fritextsökning och sökningen kan riktas antingen till beslutets rubrik eller till hela beslutstexten. Sökningarna kan begränsas enligt organet samt enligt mötesdagen. Som brist på sökfunktioner konstaterades att det inte går att ställa in två datumgränser för mötesdagen, vilket skulle göra det lättare att avgränsa sökresultaten. Vi skickar ett utvecklingsönskemål om detta till publiceringstjänstens leverantör.

Processen för inlämning av uppgiftsbegäranden och eBorgå

Anvisningar om hur uppgiftsbegäranden ska lämnas finns på Borgå stads webbplats. Uppgiftsbegäran kan skickas via stadens e-tjänst, dvs. eBorgå, per e-post till registratorskontoret eller genom att skicka uppgiftsbegäran skriftligt eller muntligt till stadens serviceställe Borgå-info. E-tjänsten är alltså inte det enda sättet att skicka uppgiftsbegäranden till staden. Om uppgiftsbegäran gäller personuppgifter (t.ex. uppgifter om en själv), måste staden försäkra sig om att den som begär uppgifterna har rätt till de uppgifter som den begär. Man loggar in i e-tjänsten genom stark autentisering, då identiteten och rätten till de uppgifter som begärs kan verifieras.

Utvecklingsobjekt som identifierats med stöd av motionen

Förbättring av publiceringstjänsten

Vi utreder möjligheten att förbättra sökvillkoren i den nuvarande publiceringstjänsten så att man kan fastställa två avgränsningsdatum för mötesdagen i stället för ett. Detta skulle underlätta sökandet efter beslut i publiceringstjänsten.

Förlängning av publiceringstiden för rubrikuppgifter i besluten

Vi utreder möjligheten att utveckla publiceringstjänsten så att rubrikuppgifterna i besluten kan lämnas synliga i publikationstjänsten, även om beslutstexterna och bilagorna till besluten stryks. Att rubrikuppgifterna bevaras i publiceringstjänsten gör det lättare att specificera uppgiftsbegäranden med anknytning till besluten, även om själva beslutstexten inte längre syns på webben.

Publicering av rubrikuppgifter om ärenden

Vi utreder möjligheten att publicera rubrikuppgifter om ärendet i ärenderegistret på stadens webbplats. Publiceringen av rubrikuppgifter om ärendet underlättar identifieringen av uppgiftsbegäranden även om innehållet i de handlingar som hänför sig till ärendet inte publiceras på webben. Denna typ av publicering av rubrikuppgifter om ett ärende används t.ex. av Finlands bank.

Utveckling av processen för uppgiftsbegäranden

Som utvecklingsobjekt för dokumentförvaltningen under de närmaste åren har identifierats bl.a. utveckling av processen för uppgiftsbegäranden. Vi går igenom de olika processerna för uppgiftsbegäranden och strävar efter att utveckla processerna så att de betjänar kommuninvånarna så högklassigt som möjligt. Vid granskningen av processerna beaktas kanalerna för att lämna in uppgiftsbegäranden, hur lätt det är att göra begäranden, hur begäranden behandlas inom stadsorganisationen, behandlingstiderna samt hur kunden får svar på uppgiftsbegäranden.

Stadsdirektören

Stadsstyrelsen beslutar ge ovanstående förslag som sitt svar på Mika Varpios motion och sända svaret till stadsfullmäktige för kännedom.