Stadsstyrelsen
Föredragningslista 19.05.2025/Ärendenr. 14

Stadsstyrelsen 19.05.2025     

1351/00.03.01/2025  

Beredning och tilläggsuppgifter:

controller Magnus Wikström, fornamn.efternamn@porvoo.fi

Ledningen av staden och stadskoncernen, styrningen av verksamheten samt säkerställandet av tjänsternas kvalitet genomförs bland annat genom intern kontroll. Den interna kontrollen och riskhanteringen utgör en operativ funktion som ligger inom stadsstyrelsens, stadsdirektörens och övriga ledningens ansvar. Genom intern kontroll säkerställer ledningen och förmännen kvaliteten på verksamheten inom sitt ansvarsområde samt måluppfyllelsen, med hjälp av verktyg såsom intern kommunikation, introduktion, arbetsinstruktioner, godkännandebefogenheter, kontrollmekanismer, uppföljningsrapporter samt inspektioner och utvärderingar.

Intern kontroll utgör inte en separat funktion från övrig verksamhet, medan intern revision är en oberoende gransknings- och kvalitetssäkringsfunktion. Den interna revisionen utförs genom granskning, utvärdering och rådgivning. Granskningen kan omfatta riskbaserade arbetsprocesser eller utveckling av metoder för riskhantering i samarbete med verksamhetsenheter, i syfte att stärka stadens lednings- och förvaltningsstrukturer.

Ansvar och befogenheter för intern kontroll och intern revision i Borgå stad är fastställda i förvaltningsstadgan, grunderna för intern kontroll och riskhantering samt i koncernanvisningen. Den interna revisionens verksamhet grundar sig på en tvåårig verksamhetsplan som omfattar granskningsuppgifter samt rådgivande insatser inom intern kontroll. Granskningsåtgärder genomförs antingen som köptjänster eller av stadens egen interna revision.

Utvecklingen av den interna kontrollen utgör en väsentlig del av verksamhetsplanen för intern revision och intern kontroll under kommande år. Under våren 2025 har utbildningar kring ekonomisystem redan genomförts. Därtill kommer tydligare anvisningar för mindre upphandlingar att tas fram, och befintliga instruktioner inom stadens sektorer att uppdateras. Behovet av att uppdatera reseanvisningarna kartläggs även.

Borgå sysselsättningsområde inledde sin verksamhet i början av 2025 efter en omfattande förberedelseprocess. Områdets verksamhet kommer att granskas med fokus på penningflöden under slutet av 2025 samt under 2026. Fonden för grön omställning som inledde sin verksamhet år 2024 omfattas också av granskningsplanen för år 2026.

Den bifogade verksamhetsplanen för intern revision och intern kontroll för åren 2025–2026 uppdateras vid behov. Granskningsobjekten kan bytas ut ifall förhållandena förändras. Avgränsningar, huvudfrågor och innehåll för respektive uppdrag definieras separat under planeringsskedet.

Stadsdirektören

Stadsstyrelsen beslutar anteckna verksamhetsplanen för intern kontroll och intern revision 2025 - 2026 för kännedom.