Stadsstyrelsen
Protokoll 15.04.2024/Paragraf 127

Stadsstyrelsen 15.04.2024 § 127  

3138/00.00.02.00/2022  

Beredning och ytterligare information

Förvaltningsdirektör Roope Lenkkeri, fornamn.efternamn@porvoo.fi

Utifrån iakttagelser från sektorerna behöver det i Borgå stads förvaltningsstadga göras flera ändringar och korrigeringar. Ändringsbehoven föranleds av ändrad lagstiftning, ändrad organisation eller föråldrade rutiner. Dessutom har det i förvaltningsstadgedokumentets båda språkversioner upptäckts några uppenbara skrivfel samt fel i textens uppläggning som har korrigerats utan ett separat omnämnande.

Som tillägg i sak föreslås förvaltningsstadgan få bestämmelser om dokumenthantering och befogenheter av dokumenthanteringschefen som nu ska rekryteras.

Ändringar som föreslås i förvaltningsstadgan

Alla omnämnanden av affärsverket Kungsvägens arbetshälsa stryks från förvaltningsstadgan sedan affärsverkets verksamhet har upphört.

38 § Stadsstyrelsens uppgifter och beslutanderätt

Det föreslås att stadsstyrelsen ska få en ny behörighet som gäller placering av fondmedel, då placeringens värde är över 10 miljoner euro.

I den nuvarande förvaltningsstadgans punkt 18 ska stadsstyrelsen få en ny befogenhet att utöver beviljande av befrielse från avtalsviten också bevilja befrielse från övriga avtalsbaserade avgifter i samband med tomtöverlåtelse.

Från punkt 19 som gäller dokumentförvaltning stryks befogenhet att utse en tjänsteinnehavare som leder stadens dokumentförvaltning eftersom denna uppgift föreslås genom en bestämmelse i förvaltningsstadgan ges till en dokumenthanteringschef.

39.4.1. Miljöhälsosektionen

Det är motiverat att miljöhälsosektionens befogenhet begränsas till tillsynsuppgifter kring tobakslagen, då ansvaret enligt tobakslagens 8 § för samarbete med välfärdsområdet för att sörja för den lokala verksamheten för rökavvänjning kommer att tydligare höra till beslutanderätten för primärkommunerna inom miljöhälsovårdens verksamhetsområde. Borgå stad skulle då kunna främja rökförbud som överstiger minimikraven i tobakslagen i tjänster som staden erbjuder t.ex. på utomhusområden som används i idrottstjänster och hobbyverksamheten för unga samt på utomhusområden som är avsedda för elever i läroanstalter som erbjuder utbildning som handleder för examensutbildning. Miljöhälsosektionen kan i egenskap av myndighet inte förutsätta rökförbud i större utsträckning än det som föreskrivs i lagens 74 §.

Miljöhälsovårdens uppgifter är i praktiken tillsynsmyndighetens lagstadgade uppgifter med undantag av uppgifter enligt veterinärvårdslagen och godkännande av avgiftstaxan, som i förvaltningsstadgans punkt 39.3 har delegerats till tillstånds- och tillsynsnämnden. Av denna anledning är det motiverat att uppgifterna som gäller veterinärvården anges i förvaltningsstadgan som egen punkt.

40.2. Stadsdirektörens uppgifter och beslutanderätt för tjänsteinnehavarna inom koncerntjänsterna

Finansdirektören

Besluten om placeringar värda över 10 miljoner euro fattas enligt förslaget i fortsättningen av stadsstyrelsen. En begränsning som avser detta ska också göras i finansdirektörens befogenhet.

Kreditkort beviljas i fortsättningen på förslag av sektordirektören och inte av chefen.

Dokumenthanteringschefen

Det föreslås att dokumenthanteringschefens befogenheter tilläggs till förvaltningsstadgan. Dokumenthanteringschefen är den kommunala tjänsteinnehavaren som ansvarar för dokumenthanteringen som avses i arkivlagens 9 §. I tjänsten ingår följande uppdrag som dels förutsätter utövande av offentlig makt som på grund av sin karaktär ändå inte behöver separat nämnas i förvaltningsstadgan.

1. Svarar för beredningen och verkställandet av kommunstyrelsens myndighetsuppgifter inom dokumentförvaltningen.

2. Styr och utvecklar dokumentförvaltningen som en del av kommunens informationshantering.

3. Godkänner anvisningar för informationshantering, förvaring och arkivering.

4. Svarar för centralarkivet och uppgifter i handlingar som ska förvaras varaktigt.

5. Utarbetar anvisningar för kommunens dokumentförvaltning och övervakar att uppgifterna sköts enligt anvisningarna.

6. Sörjer för utbildningen och rådgivningen inom dokumentförvaltningen.

Uppdragen av tjänsteinnehavaren som sörjer för dokumenthanteringen har hittills enligt ett beslut av stadsstyrelsen hört till förvaltningsdirektörens arbetsuppgifter.

Befattningen som dokumentförvaltningsplanerare har omvandlats till en tjänst som dokumenthanteringschef genom stadsstyrelsens beslut 19.2.2024.

43.1. Beslutanderätt för tjänsteinnehavarna inom sektorn för stadsutveckling

Tomtchefen

Tomtchefen beviljas rätt att vid sidan av köp och försäljning av fast egendom besluta om köp och försäljning av hyresrätter och särskilda förmåner. Arrenderättigheterna är typiska objekt i fastighetbyte och för konsekvensens skull är det motiverat att särskilda förmåner som anknyter till användningen av fastigheter, såsom täkt av marksubstanser eller användning av vattenområden, tilläggs till förteckningen.

För tydlighetens skull föreslås det att tomtchefen ges befogenhet att besluta om betalning av ersättningar för uppsägning eller upphävande av arrendeavtalen. En förutsättning är att värdet på arrenderätten som upphävs och ersättningssumman är båda högst 500 000 euro.

Dessutom föreslås det att tomtchefen i fortsättningen kan bevilja befrielse från avtalsviten med anknytning till fastighetsöverlåtelse och andra avgifter när det är fråga om överlåtelser värda under 500 000 euro som tomtchefen har beslutat om. Dessa handlar typiskt om överlåtelser av egnahemstomter i fråga om vilka uppfyllandet av byggnadsplikten ofta måste bedömas på grunder som anknyter till köparens personliga liv.

57 § Upprättande, justering och framläggning av protokoll

Bestämmelsen om att hålla organets protokoll framlagt är föråldrat när det i bestämmelsen föreskrivs om meddelande i förväg om framläggning av protokollet och om organets egen övervägning som gäller framläggningen. Enligt kommunallagens 140 § hålls protokollet tillgängligt i det allmänna datanätet, dvs. i praktiken på Borgå stads webbplats.

60 § Budget och ekonomiplan

Organens uppdrag att följa upp budgetutfallet ändras från uppföljning varje månad till en regelbunden uppföljning. I praktiken sker uppföljningen utifrån rapporter som ges kvartalsvis.

Paragrafen föreslås ytterligare få ett omnämnande av att budgeten följs i stadens verksamhet och ekonomi och att planeringen och uppföljningen av ekonomin styrs av en årsklocka som stadsstyrelsen har godkänt.

62 § Placeringsverksamhet

I placeringsverksamheten ska man också beakta placering av fondmedel. Detta har blivit aktuell i och med att fonden för grön omställning inrättades.

Bestämmelser om placeringen av kassamedel behöver förenklas och luckras upp så, att kassamedel också i fortsättningen kan placeras endast i objekt med låg risk och huvudsakligen bara för ett år.

I fråga om fondmedel stryks den onödiga hänvisningen som oundvikligen blir inaktuell till fonder som existerar vid en viss tidpunkt.

67 § Stadens upphandlingar

Till stadsinfradirektören hänvisas det felaktigt som infrastrukturchef.

Förteckningen över eurogränserna för upphandlingsbefogenheterna görs enklare.

Vid upphandling av datasystem ska ett utlåtande inhämtas av arkitekturgruppen i stället för förvaltningsledningen. Arkitekturgruppen är en grupp som stadsdirektören har utnämnt och som har till uppgift att övervaka principerna för dataadministrationens helhetsarkitektur som ledningsgruppen har godkänt.

70 § Anställning av personal

Från förteckningen stryks livskraftschefen eftersom staden inte har en sådan tjänst.

104 § Undertecknande av beslut och handlingar

Avtal, förbindelser och utlåtanden som tjänsteinnehavarna fattar beslut om, undertecknas enligt förvaltningsstadgan av behörig tjänsteinnehavare själv. I några praktiska situationer har det förekommit behov av att ett avtal eller en annan förbindelse enligt ett beslut som fattats av en tjänsteinnehavare undertecknas av någon annan person då tjänsteinnehavaren har semester eller annat hinder. I praktiken är det fråga om verkställande av beslutet efter att det har vunnit laga kraft när tiden för ändringssökande har löpt ut. På grund av detta föreslås förvaltningsstadgan få ett tillägg där det föreskrivs att ett avtal enligt ett beslut av en tjänsteinnehavare kan vid sidan av tjänsteinnehavaren undertecknas av chefen för det aktuella serviceområdet.

Stadsdirektören har beslutat att förvaltningsdirektören, personaldirektören och utvecklingsdirektören kan på Borgå stads vägnar underteckna avtal, fullmakter eller ansökningar som gäller tjänster på suomi.fi eller ärenden som gäller befullmäktigande. I beslutet föreslås det att bestämmelsen för tydlighetens skull tas med i förvaltningsstadgan.

Antalet personer som är berättigade att underteckna och överlåta utdrag ur offentliga handlingar utvidgas allmänt till att gälla personal som arbetar med handlingar. Detta innebär att utdragen ur sekretessbelagda ärenden undertecknas av en person som har rätt att behandla dokumentet.

Intygen över laga kraft har tidigare undertecknats av servicerådgivare på Kompassen. Servicerådgivarna är också registratorer. Uppdragen har differentierats så, att intygen över laga kraft ges endast av registratorer.

Ett intyg över laga kraft för ett tjänsteinnehavarbeslut som gäller serviceområdet för markpolitiken kan enligt förslaget utfärdas av fastighetssekreteraren vid markpolitikenheten och vid sidan av byråsekreteraren också av tomtsekreteraren.

Bilaga

Förvaltningsstadgan med ändringar markerade

tf. Stadsdirektör   

Stadsstyrelsen beslutar föreslå fullmäktige att ändringarna som avses i bilagan görs i förvaltningsstadgan.

Beslut