Stadsstyrelsen
Protokoll 08.01.2024/Paragraf 4

Stadsstyrelsen 08.01.2024 § 4  

Beredning och ytterligare information

Stadsutvecklingsdirektör Dan Mollgren, stf. biträdande stadsdirektör Pekka Söyrilä, tf. stadsdirektör Fredrick von Schoultz, personaldirektör Anu Kalliosaari, fornamn.efternamn@porvoo.fi

Borgå stad har ett tillståndsförfarande när tjänster och befattningar tillsätts. Genom förfarandet vill man försäkra sig om att anställning av personal och anlitande av bland annat vikarier övervägs noga.  (Anvisningar om tillämpning av rekryteringstillståndet, stadsstyrelsen 19.4.2021, § 8)

Stadsstyrelsen beslutade 4.12.2023 i samband med godkännandet av anvisningarna för efterlevnad av budgeten, att från och med 1.1.2024 behandlas och godkänns alla rekryteringstillstånd av stadsstyrelsen. I övrigt är förfarandet samma som förut. Anvisningarna om tillståndsförfarandet revideras i början av år 2024 i samband med produktivitets- och balanseringsprogrammet för ekonomin.

En befattning som blivit ledig inom en resultatenhet och ett uppgiftsområde tillsätts genom att en person som ska omplaceras tillsätts till befattningen eller annars genom interna uppgiftsarrangemang eller personalförflyttningar. I första hand tillsätts befattningen med en person inom den egna sektorn och i andra hand genom personalförflyttningar mellan sektorerna.

Om en tjänst inte kan lämnas vakant eller om en befattning med arbetsavtalsförhållande inte kan tillsättas genom uppgiftsarrangemang, interna förflyttningar eller genom omplaceringar, ska ett rekryteringstillstånd sökas för rekrytering.

Sektordirektörerna har föreslagit att följande befattningar och tjänster tillsätts:

Stadsutveckling:

Kundtjänstkoordinator

Kollektivtrafiksystemet i staden har förändrats, vilket betyder att det är staden som har det huvudsakliga ansvaret för ordnande av kollektivtrafiken, biljettsystemet och informationen. Till följd av detta har flera nya arbetsuppgifter övergått och kommer att övergå till staden. För skötseln av dessa arbetsuppgifter behövs det en anställd som arbetar med kundtjänstuppgifter i Kompassen och med administrativa uppgifter i stadsinfrastrukturens enhet.

Livskraft

Chef för idrottstjänster

Befattningen som chef för idrottstjänster har varit tillsatt för viss tid eftersom det pågår en beredning där förvaltningsmodellen för idrottstjänsterna ska granskas och utvecklas. Detta ansågs ha eventuella konsekvenser för kompetenskraven som chefen för idrottstjänster måste uppfylla och för arbetets kravnivå. Livskraftsnämnden (31.10.2023), stadsutvecklingsnämnden (21.11.2023) och nämnden för växande och lärande (23.11.2023) har alla genom varsitt enhälliga beslut godkänt helheten för utvecklingen av idrottstjänsterna enligt ett beslutsförslag med samma innehåll.

De eventuella förändringarna som besluten medför i idrottstjänsternas ansvarsområde påverkar i sin helhet inte på kravnivån på de arbetsuppgifter som chefen för idrottstjänster utför. Utvecklingen kommer troligen att överföra vissa ansvarsområden från idrottstjänsterna till stadens övriga serviceområden (bl.a. markbyggnadsentreprenader i anslutning till bygget av idrottsplatser, service- eller plogningsansvar i vissa områden eller objekt, överföringar av administrativa ansvar för vissa tjänster i Kokon) men utvecklingen förutsätter å andra sidan att idrottstjänsterna i högre grad än idag samarbetar och utvecklar tvärsektoriellt (bl.a. deltagande i planeringen av markanvändningen och planarbetet, samordning av idrottsinvesteringar med stadens investeringsplanering, fortsatt utveckling av lokalitetsbokningssystemen och samordning av dem med stadens lokalitetsbokningssystem).

Utvecklingshelheten som har kommit till enligt besluten visar alltså att det också i fortsättningen behövs en befattning som chef för idrottstjänster med dess nuvarande kravnivå och att befattningen kan tillsättas permanent när utvecklingshelheten har blivit tydligare.

Motionskoordinator

Motionskoordinatorn har sagt upp sig och anställningsförhållandet upphör 3.1.2024. Motionskoordinatorn är av väsentlig betydelse för upprätthållande av idrottstjänsternas dagliga processer och tjänster - personen svarar bl.a. för samarbetet med idrottsföreningarna, bokningen av idrottslokaler och koordineringen av bokningarna, ordnande av övervakningen i inomhusidrottslokaler och bidragsverksamheten för idrotten - utan en motionskoordinator kan dessa tjänster inte ordnas.

Koncerntjänster

Planeringsassistent

Den nuvarande planeringsassistenten går i pension. Till planeringsassistenten hör biträdande uppgifter i anslutning till investeringsprojekten och förande av dokument- och ritningsarkivet. Ansökan om bygglov, användning av tjänsten Lupapiste. Dessa arbetsuppgifter kan inte fördelas till andra anställda.

VVS-montör

Staden har fyra VVS-montörer. En VVS-montörs anställningsförhållande har upphört 14.11.2023.

VVS-montörerna arbetar direkt med kunderna i uppgifter i anslutning till skötsel, underhåll och service. Till arbetsuppgifterna hör hantering av fastighetstekniken (VVS), service och underhåll samt reparations- och installeringsuppgifter i byggnader och lokaler som Borgå stad förvaltar. Skötseln omfattar skolor, daghem, nya och gamla lokaler och skyddsobjekt. 

Marknadsföringsplanerare

I personalplanen för serviceområdet kommunikation, marknadsföring och samhällsrelationer ingår en befattning som grafisk planerare. Den grafiska planerarens anställningsförhållande upphör efter årsskiftet. I samband med detta är det vettigt att utvidga uppgiftsbeteckningen så, att den utöver visuell planering omfattar uppgifter som berör planering och genomförande av marknadsföring. Befattningen som grafisk planerare stryks ur personalplanen och i stället tas en befattning som marknadsföringsplanerare.

I samband med organisationsreformen överfördes ansvaret för och uppgifterna som hör till marknadsföring av staden och dess varumärke till serviceområdet kommunikation, marknadsföring och samhällsrelationer, men personalresurser överfördes inte i lika stor omfattning. För närvarande har serviceområdet bara en arbetsinsats på cirka 0,5 årsverken för marknadsföring och varumärke eftersom marknadsförings- och kundtjänstchefen också svarar för den centraliserade kundtjänsten (rådgivningstjänster för invånarna och turister samt kundtjänsten) och är närchef i Kompassen. Arbetsuppdragen i anslutning till marknadsföring och varumärke kommer att permanent bli betydligt fler redan nästa år bl.a. när kollektivtrafikreformen, utvecklingen av varumärket Business Porvoo och Kokonprojektet avancerar.  

Koncernjurist

I samband med välfärdsområdesreformen överfördes befattningen som jurist till välfärdsområdet. Det ändamålsenligaste sättet att täcka den uppkomna resursbristen är att det anställs en jurist som bl.a. aktivt deltar i upphandlingar och avtalshantering. Upphandlingar, avtalsjuridik och bolagsrätt bildar en juridisk helhet till vilken det går att finna en sakkunnig jurist eftersom rättsområdena har koppling till varandra.

Koncernjuristens arbetsuppdrag kompletterar stadsjuristens arbetsuppdrag som har en större karaktär av offentlig rätt och myndighetsverksamhet: förvaltningsjuridik, uppdragen som parkeringsövervakare, val, dataskydd.

AN2025-reformen förutsätter i inledningsfasen genomgång av ett stort antal kontrakt och ett permanent behov av juridiskt stöd bland annat i fråga om behandling av omprövningsbegäranden som gäller besluten. AN-juridikens karaktär och kanske även volym motsvarar social- och hälsovårdsjuridiken.

Den nya tätare organisationsmodellen förutsätter att koncernbolagens verksamhet integreras med serviceproduktion särskilt på livskraftssektorn. Inrättande av befattningen motiveras med detta.

Simövervakare- idrottsinsruktör

Simövervakare-idrottsinstruktören har beviljats studieledighet fr.o.m. 15.2.2024. Under frånvaron behövs det en visstidsanställd vikarie för att sköta detta arbete eftersom

1. Utan den nuvarande simövervakarresursen måste staden inskränka simhallens öppettider. Simhallen kan inte hållas öppen utan övervakning.

2. Den aktuella anställda är också ansvarig för simundervisning för skolelever i vissa skolor och grupper. Utan vikarien kan simundervisning inte ordnas för alla skolor, då läroplanens plikt att ordna simundervisning inte kan uppfyllas.

3. Den aktuella anställda svarar också för ledda motionsgrupper för seniorer och personer i arbetsför ålder (vattengymnastik, salgymnastik). Utan vikarien kan dessa tjänster inte ordnas.

Ansvarig trädgårdsmästare

En nödvändig befattning på grund av substanskunnande på grönavdelningen och utvecklingen av gröndepåns verksamhet och dess effektivitet.

Den ansvariga trädgårdsmästaren är ansvarig person för underhållet av byggda och öppna grönområden samt verksamhetsstället för grönområdena. Uppgifterna omfattar organisering av underhållet och skötseln av grönområdena, hantering av kostnaderna samt målinriktad utveckling.

Stadsdirektör Fredrick von Schoultz