Kaupunginhallitus
Protokoll 08.01.2024/Paragraf 3

Elinvoimalautakunta 31.10.2023 §73

Kaupunkikehityslautakunta 21.11.2023 §149

Kasvun ja oppimisen lautakunta 23.11.2023 § 99§ 3 

Valmistelu- ja lisätiedot

Vapaa-aikajohtaja Minna Särelä, minna.sarela@porvoo.fi

Liikuntapalveluiden hallintomallia tarkasteltiin vuoden 2022 aikana Porvoon organisaatiouudistuksen valmistelun yhteydessä. Tarkaste-lun taustalla oli liikuntapalveluiden irrallisuus muusta organisaatiosta ja eriytyneet toimintatavat, ja tarkastelun fokuksessa oli erityisesti lii-kuntapaikkoihin ja liikunnan kalustoon liittyvä suunnittelu, maankäytön ja kaavoituksen rajapinnat, investoinnit ja hankinnat, resurssien ja-kaminen organisaation sisällä, ylläpitotehtävien organisointi sekä yh-teistyön lisääminen kaupunki-infran ja toimitilapalveluiden kanssa. Tavoitteena oli tehostaa toimintaa, lisätä synergiaa ja varmistaa, että työtehtävät sijoittuvat organisaatiossa siihen yksikköön, missä on ky-seisen asiasisällön asiantuntijuus.

Hallintomallin valmisteluun uudessa organisaatiorakenteessa osallis-tettiin henkilökuntaa eri yksiköistä. Vuoden 2022 aikana toteutettiin kolme ohjattua työpajakokonaisuutta, joissa tarkasteltiin liikuntapalve-luiden hallinnon nykyistä mallia ja liikuntainfran erityispiirteitä ja vas-tuunjakoa. Työpajat suunnattiin liikuntapalveluiden, kaupunki-infran ja toimitilapalveluiden edustajille. Työpajatyöskentely edisti yhteistyön tiivistämistä yksiköiden välillä, ja työpajoissa asetettujen tavoitteiden mukaisesti yhteistyötä ja yhteiskehittämistä on jatkettu vuoden 2023 aikana. Erityisesti kaavoituksen ja maankäytön suunnittelun osalta käynnistettiin säännöllinen yhteistyö, jonka myötä liikuntapaikkara-kenteen kehittämisen tarpeet huomioidaan osana maankäytön suun-nittelua.

Myös Kokonniemen kokonaisuus vaikuttaa liikuntapaikkojen hallinto-malliin. Kaupunginvaltuusto ohjeisti päätöksellään liikuntatilojen hoi-tamisesta, ylläpidosta ja teknisestä toiminnasta organisaatiomuutok-sen käsittelyn yhteydessä (KV 15.6.2022 §51: Organisaatiomuutos):

"Koska Kokonniemen kokonaisuus siirtyy pian projektisuunnitteluvai-heeseen ja useat olemassa olevat liikuntatilat korvataan uusilla ja ny-kyaikaisilla kiinteistöillä muutaman vuoden sisällä, ei ole tällä hetkellä tarkoituksenmukaista muuttaa liikuntatilojen hallintomallia. Sen sijaan vastaperustetun konsernijaoston tulisi yhdessä Kokonniemen kehi-tysyhtiön ja liikuntapalveluiden kanssa laatia joustava ja ajantasainen malli siitä, miten liikuntatiloja hoidetaan ja kuka on vastuussa kiinteis-töjen ylläpidosta ja teknisestä toiminnasta tulevaisuudessa. Lisäksi on laadittava yksityiskohtainen vaikutustenarviointi ennen kuin uudesta liikuntatoimintojen hallintomallista päätetään. Päätökset uudesta hal-lintomallista tehdään vuoden 2023 aikana ja malli tulee voimaan vii-meistään tilikauden 2024 alussa."

Porvoon kaupunginvaltuusto hyväksyi 14.12.2022 kaupungin talous-arvioesityksen vuodelle 2023 ja taloussuunnitelman vuosille 2023-2025. Talousarviossa todetaan seuraavasti: "Liikuntapalveluiden ja kaupunkikehityksen yhteistä rajapintaa ja niihin liittyviä prosesseja selvitellään vuoden aikana, tavoitteena tehostaa toimintaa."

Poikkialaisen keskustelun ja liikuntapalveluiden laajemman kehittä-mistarpeiden tarkastelun myötä on tunnistettu, ettei toivottuja syner-gia- ja tehokkuushyötyjä saavuteta pelkästään johtamis- tai organisaatiomallia muuttamalla, vaan on tarpeen tarkastella ja ke-hittää liikuntapalveluiden rajapintoja, toimintamalleja ja osa-alueita usean eri teeman osalta:

1)     Kaavoitus ja maankäytön suunnittelu (MATSU-yhdyspinta)

2)     Investoinnit

3)     Liikuntapaikkojen käyttö ja ylläpito

4)     Kaluston ja tilojen käyttö ja tarpeet

5)     Toiminnan kehittäminen

6)     Kokonniemen rooli

Kunkin näiden teeman osalta on tunnistettu haasteita ja prosessien pullonkauloja, jo toteutettuja kehittämistoimia sekä vielä tarvittavia kehittämistoimia.

Tunnistetut, vielä toteuttamattomat kehittämistoimet esitetään toteu-tettaviksi vuoden 2024 aikana:

1)     Kaavoitus ja maankäytön suunnittelu (MATSU-yhdyspinta)

-          Maa-alueiden käytön suunnittelun prosessia kehitetään yh-teistyössä siten, että Liikuntapalvelujen asiantuntijuus hyödynne-tään johdonmukaisesti.

-          Liikuntapalvelut osallistuu kaavatyöhön - osallistutaan mm. asuinalueiden, yleisten alueiden, julkisiin palveluihin (kuten koulu-hankkeet) sekä myös liikuntaan/ulkoiluun/vapaa-aikaan liittyvissä yritystonttikohteissa.

-          Toteutetaan liikuntapaikkasuunnitelma.

-          Kehitetään sisäistä tiedonkulkua suunnitteluvaraus- tai kaa-vamuutoshankkeista.

-          Tiivistetään yhteistyötä ulkokuntoiluolosuhteiden yhteissuun-nittelussa.

-          Tunnistetaan ja hyödynnetään yhteishyödyt kaupunki-infran kehittämisessä arkiliikunnan edistämiseksi esim. puistokäytävien ja kevyen liikenteen väylien suunnittelulla.

2)     Investoinnit

-          Lisätään liikuntainvestointien aluerajaukset karttapalveluun, jolloin ennakoitavuus ja yhteensovittaminen paranee.

-          Toteutetaan liikuntapaikkasuunnitelma, jonka yhtenä tavoit-teena on parantaa liikuntaan liittyvien investointien ennakoitavuut-ta.

-          Varmistetaan liikuntainvestointien valmistelun resursointi ja tietotaito.

-          Koordinoidaan tulevat liikuntaan liittyvät investoinnit kaupunki-infran ja toimitilojen kanssa. Kilpailutetaan investointeihin liittyvät hankinnat ja urakat siinä yksikössä, missä on asian vahvin asian-tuntemus (esim. maanrakennusurakat kaupunki-infrassa) hyödyn-täen sen yksikön osaamista, jossa asian vahvin asiantuntemus on.

3)     Liikuntapaikkojen käyttö ja ylläpito

-          Toteutetaan liikuntapaikkasuunnitelma. Samalla selvitetään ja tarkastellaan nykyisten liikuntapaikkojen (sekä liikuntalaitokset et-tä ulkoliikuntapaikat) ylläpidon vastuunjaot ja tehdään tarvittavat muutokset työalueisiin.

-          Otetaan ulkokuntoiluvälineet mukaan seuraavaan leikkipuisto-välineiden kilpailutukseen (yhteistyö kaupunki-infran ja hankinta-palvelujen kanssa).

-          Konelumityösopimukseen sisältyvien alueiden tarkastelu & määrittely (kevät -24) sekä rajapintojen määrittely ja sopiminen. (Nykyinen sopimuskausi päättyy tulevan talven jälkeen. Toteute-taan tulevan sopimuksen aluemäärittely yhteistyössä Toimitilojen kanssa.)

-          Timmin jatkokehitys, jonka tavoitteena on tilojen käytön suju-voittaminen ja tehostaminen. Liikunnan tilojen liittäminen osaksi kaupungin Tilat palveluna -kehittämistä.

. Sähkölukitus <-> varausjärjestelmä

. Pilottikohde syksy-23/talvi -24

. Timmi-järjestelmän laajempi käyttö

. Esim. kirjaston kokoustilat

. Timmi-Kurre-rajapinnat

4)     Kaluston ja tilojen käyttö ja tarpeet

-          Hoitoalueiden/-kohteiden (nurmialueet, aurattavat alueet) tar-kastelu ja mahdollisesta uudesta työnjaosta sopiminen Kaupunki-infran ja Toimitilojen kanssa tiedossa olevien rajapinta-alueiden osalta (Fluent-pilotti).

-          Liikuntapalvelut-yksikön toimitilaratkaisu: nykyiset toimistotilat Careeria/Prakticum-talossa (Ammattitie 1) ovat toimivat ja tarkoi-tuksenmukaiset, työn erityisluonteen huomioivat, mutta niiden etäisyys muihin yksiköihin ei edistä poikkialaista yhteistyötä.

-Tarkastellaan, löytyisikö keskeisemmällä sijainnilla toimivia tiloja, jotka tukisivat paremmin liikuntapalveluiden poik-kialaista yhteistyötä yli toimialarajojen.

5)     Toiminnan kehittäminen

-          Titania-työvuorosuunnittelujärjestelmän käyttöönoton loppuun saattaminen muiden liikunnan toimipisteiden osalta.

-          Siirtyminen työkorvausmalliin liikunnan tuntiohjaajien osalta. (HPK:n vastuulla valmistella työkorvaussopimus Henkkaan.)

-          Liikuntapalveluiden ja KoMbin liikuntakurssien yhteissuunnitte-lu & mm. osallistujien ristiintarkastelu päällekkäisyyk-sien poistamiseksi, työnjaon selkeyttämiseksi ja palvelutarjonnan kehittämiseksi.

-          Vesiliikuntatarjonnan selvittäminen ja kokonaisarvio - haas-teena niukat allastilat asukasmäärään ja kysyntään nähden.

-          Liikuntaneuvonnan laajentaminen (lapsiin, nuoriin, perheisiin) resurssien mahdollistamassa laajuudessa.

6)     Kokonniemen rooli

-          Yhtiön ja kaupunkiyksiköiden suunnittelua tekeville otetaan käyttöön yhteinen projektinhallinnan sähköinen työkalu, jonka avulla vastuuta, aikataulutusta ja tehtäviä voidaan jakaa läpinäky-vämmin ja koordinoidusti.

-          (Myöhemmin, toiminnan käynnistämisen valmistelussa: Ko-konniemen vastuualue- ja johtamismallin kehittäminen ja yhteen-sovittaminen liikuntapalveluiden organisaation ja henkilöstön kanssa.)

Kehittämistoimien tavoitteena on edelleen tehostaa toimintaa, li-sätä synergiaa ja varmistaa, että työtehtävät sijoittuvat organisaa-tiossa siihen yksikköön, missä on kyseisen asiasisällön asiantunti-juus. Liikuntapaikkojen hallinnan ja ylläpidon sekä muiden kehit-tämiskohteiden yksityiskohtainen tarkastelu luovat laajan nykytila-kuvan, joka mahdollistaa eri johtamis- ja hallintomallien arvioinnin tietoon perustuen. Toimintamalleja ja yhteistyötä kehittämällä pyri-tään kestäviin muutoksiin, joiden vaikutukset ulottuvat liikuntapal-veluiden lisäksi poikkialaisesti kaikkiin toimialoihin. Tällöin mahdol-listetaan organisaation sisäisten hyötyjen kuten tehokkaan ja su-juvan työnteon lisäksi entistä saumattomampi palvelu kuntalaisille sekä liikunnallisen elämäntavan edellytysten huomioiminen osana kaupungin kehittymistä ja rakentumista.

Liite:

Liikuntapalveluiden kehittäminen 2024

Apulaiskaupunginjohtaja

Elinvoimalautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle hyväksyt-täväksi, että liikuntapalveluiden kokonaisvaltainen kehittäminen toteu-tetaan esitetyin painopistein ja toimenpitein vuoden 2024 aikana.

Päätös

Elinvoimalautakunta päätti yksimielisesti esittää kaupunginhallituksel-le hyväksyttäväksi, että liikuntapalveluiden kokonaisvaltainen kehit-täminen toteutetaan esitetyin painopistein ja toimenpitein vuoden 2024 aikana.

Kaupunkikehityslautakunta 21.11.2023 §149

Liite:

Liikuntapalveluiden kehittäminen 2024

Kaupunkikehitysjohtaja

Kaupunkikehityslautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle hy-väksyttäväksi, että liikuntapalveluiden kokonaisvaltainen kehittäminen toteutetaan esitetyin painopistein ja toimenpitein vuoden 2024 aikana.

Päätös

Kaupunkikehityslautakunta päätti esittää kaupunginhallitukselle hy-väksyttäväksi, että liikuntapalveluiden kokonaisvaltainen kehittäminen toteutetaan esitetyin painopistein ja toimenpitein vuoden 2024 aikana.

Kasvun ja oppimisen lautakunta 23.11.2023

Liite:

Liikuntapalveluiden kehittäminen 2024

Sivistysjohtaja

Kasvun ja oppimisen lautakunta päättää esittää kaupunginhallituksel-le hyväksyttäväksi, että liikuntapalveluiden kokonaisvaltainen kehit-täminen toteutetaan esitetyin painopistein ja toimenpitein vuoden 2024 aikana.

Kasvun ja oppimisen toimiala kiittää Elinvoiman toimialaa yhteistyöstä ja osallistuu jatkossakin palvelujen yhteiskehittämiseen ja uudistami-seen yhteisten asiakkuuksien, lasten ja nuorten hyödyksi.

Päätös

Kasvun ja oppimisen lautakunta päätti esittää kaupunginhallitukselle hyväksyttäväksi, että liikuntapalveluiden kokonaisvaltainen kehittämi-nen toteutetaan esitetyin painopistein ja toimenpitein vuoden 2024 ai-kana.

Kasvun ja oppimisen toimiala kiittää Elinvoiman toimialaa yhteistyöstä ja osallistuu jatkossakin palvelujen yhteiskehittämiseen ja uudistami-seen yhteisten asiakkuuksien, lasten ja nuorten hyödyksi.

Kaupunginhallitus 08.01.2024 § 3  

2585/12.04.02/2023  

Kaupunginvaltuusto on talousarvion 2023 käsittelyn yhteydessä (KV 14.12.2022 §110, Vuoden 2023 talousarvio ja vuosien 2023 - 2025 taloussuunnitelma) sekä organisaatiomuutoksen käsittelyn yhteydessä (KV 15.6.2022 §51: Organisaatiomuutos) ohjeistanut liikuntapalveluiden hallintomallin kehittämistä sekä liikuntapalveluiden ja kaupunkikehityksen rajapintojen ja niihin liittyvien prosessien kehittämistä. Tämän pohjalta sekä osapuolia osallistamalla on koostettu ehdotus liikuntapalveluiden kehittämisen kokonaisuudesta.

Elinvoimalautakunta (31.10.2023), kaupunkikehityslautakunta (21.11.2023) sekä kasvun ja oppimisen lautakunta (23.11.2023) ovat kukin yksimielisellä päätöksellä hyväksyneet liikuntapalveluiden kehittämisen kokonaisuuden vuodelle 2024 samansisältöisen päätösesityksen mukaisesti.

Kehittämisen kokonaisuus koostuu seuraavista painopisteistä:

Kehittämisen kokonaisuus koostuu seuraavista toimenpiteistä:

• Sähkölukitus <-> varausjärjestelmä

-Pilottikohde syksy-23/talvi -24

• Timmi-järjestelmän laajempi käyttö

-Esim. kirjaston kokoustilat

• Timmi-Kurre-rajapinnat

-Tarkastellaan, löytyisikö keskeisemmällä sijainnilla toimivia tiloja, jotka tukisivat paremmin liikuntapalveluiden poikkialaista yhteistyötä yli toimialarajojen.

Kehittämistoimien tavoitteena on edelleen tehostaa toimintaa, lisätä synergiaa ja varmistaa, että työtehtävät sijoittuvat organisaatiossa siihen yksikköön, missä on kyseisen asiasisällön asiantuntijuus. Liikuntapaikkojen hallinnan ja ylläpidon sekä muiden kehittämiskohteiden yksityiskohtainen tarkastelu luovat laajan nykytilakuvan, joka mahdollistaa eri johtamis- ja hallintomallien arvioinnin tietoon perustuen. Toimintamalleja ja yhteistyötä kehittämällä pyritään kestäviin muutoksiin, joiden vaikutukset ulottuvat liikuntapalveluiden lisäksi poikkialaisesti kaikkiin toimialoihin. Tällöin mahdollistetaan organisaation sisäisten hyötyjen kuten tehokkaan ja sujuvan työnteon lisäksi entistä saumattomampi palvelu kuntalaisille sekä liikunnallisen elämäntavan edellytysten huomioiminen osana kaupungin kehittymistä ja rakentumista.

Liite

Liikuntapalveluiden kehittäminen 2024

vt. kaupunginjohtaja

Kaupunginhallitus päättää, että liikuntapalveluiden kokonaisvaltainen kehittäminen toteutetaan esitetyin painopistein ja toimenpitein vuoden 2024 aikana.